IT-Consultant mit 25 Jahren Projekterfahrung

Alle Belege digital, durchsuchbar, automatisch sortiert

In 2–3 Stunden läuft dein Dokumentenmanagement. Auf deinem eigenen Rechner, ohne Cloud, ohne Abo. Ich richte alles ein und zeige dir, wie es funktioniert.

Stell dir vor, du bekommst eine Rechnung per E-Mail.

Du speicherst sie irgendwo ab. Vielleicht im Downloads-Ordner. Vielleicht in einem Unterordner, der "Rechnungen 2025" heißt. Vielleicht druckst du sie aus und legst sie in einen Ordner.

Drei Monate später brauchst du genau diese Rechnung. Und dann suchst du. Ordner für Ordner. E-Mail für E-Mail. Und irgendwann denkst du: Es muss doch eine bessere Lösung geben.

Die gibt es. Ein Dokumentenmanagement, das auf deinem eigenen Rechner läuft. Open Source, mit automatischer Texterkennung. Jedes Dokument wird durchsuchbar. Jeden Beleg findest du in Sekunden.

Ich arbeite seit über 25 Jahren in der IT und habe dutzende Systeme für Dokumentenmanagement gesehen. Das Werkzeug, das ich dafür nutze, heißt Paperless-ngx – eine kostenlose Open-Source-Lösung. Nicht weil es das teuerste ist – sondern weil es das Richtige ist.

Einrichten lassen statt selber kämpfen

Du könntest dein Dokumentenmanagement natürlich selbst aufsetzen. Software installieren, Texterkennung konfigurieren, Kategorien anlegen, alles miteinander verbinden.

Oder du lässt es einmal richtig machen und sparst dir die Stunden an Frickelei und Frust.

Was die meisten Selbstständigen nicht wissen: Die Installation ist nur die halbe Miete. Die andere Hälfte ist die Struktur. Welche Kategorien brauchst du? Welche Tags ergeben Sinn? Wie legst du Dokumenttypen an, damit du in einem Jahr noch findest, was du suchst?

Genau das mache ich für dich. Nicht nur installieren. Sondern so einrichten, dass es zu deinem Arbeitsalltag passt.

Wenn du deine Belege und Dokumente endlich im Griff haben willst – ohne selbst zum IT-Admin zu werden – dann ist dieses Setup für dich.

Das bekommst du:

Läuft auf deinem eigenen Rechner

  • ✓ Dein Dokumentenmanagement auf deinem Windows- oder Linux-Rechner – installiert und lauffähig
  • ✓ Startet automatisch mit deinem Rechner – kein manuelles Starten nötig
  • ✓ Zugang über deinen Browser – keine zusätzliche Software nötig

Jedes Dokument wird durchsuchbar

  • ✓ Automatische Texterkennung für alles, was du einscannst oder per E-Mail erhältst
  • ✓ Deutsche Spracherkennung voreingestellt – gedruckter Text wird zuverlässig erkannt
  • ✓ Volltextsuche über alle deine Dokumente, ab dem ersten Tag

Automatisch sortiert und wiedergefunden

  • ✓ Auf dein Business zugeschnittene Kategorien, Tags und Dokumenttypen
  • ✓ Automatische Zuordnung: Rechnungen, Verträge, Belege werden erkannt und einsortiert
  • ✓ Durchdachte Ordnerstruktur, die mit deinem Unternehmen mitwachsen kann

Persönliche Einweisung

  • ✓ Live-Einweisung per Videocall: So nutzt du dein Dokumentenmanagement im Alltag
  • ✓ Tipps für den Workflow: Scannen, E-Mail-Import, mobile Nutzung
  • ✓ Deine Fragen beantwortet – kein Raten, kein Googeln

Welches Paket passt zu dir?

Basis

497 €

Du arbeitest allein und willst einfach starten.

Du bist Selbstständiger oder Freiberufler. Du willst deine Belege, Rechnungen und Verträge endlich digital und durchsuchbar haben. Auf deinem eigenen PC oder Laptop. Ohne Schnickschnack – einfach ein System, das funktioniert.

Premium

797 €

Du arbeitest allein, willst aber maximale Automatisierung.

Du bekommst viele Belege per E-Mail und willst, dass die automatisch im System landen. Du willst Regeln, die Dokumente von selbst taggen und einsortieren. Und ein Backup, damit nichts verloren geht. Ideal wenn du monatlich 20+ Dokumente verarbeitest.

Business

1497 €

Mehrere Leute im Betrieb arbeiten mit Dokumenten.

Dein Team – ob Büro, Werkstatt oder Praxis – muss auf die gleichen Dokumente zugreifen. Ihr braucht Benutzerkonten mit Berechtigungen, eine zentrale Installation auf eurem Server oder NAS und Workflows, die zu euren Abläufen passen. Typisch: Handwerksbetriebe, Praxen, kleine Agenturen mit 2–15 Mitarbeitern.

Was in jedem Paket steckt

Für Einzelpersonen

Basis-Setup

1 Benutzer. Dein PC oder Laptop.

  • ✓ Installation auf deinem Rechner (Windows oder Linux)
  • ✓ System komplett eingerichtet und lauffähig
  • ✓ Automatische Texterkennung (Deutsch)
  • ✓ Kategorien, Tags & Dokumenttypen
  • ✓ 60 Min. Live-Einweisung
  • ✓ Update-Anleitung zum Selbermachen

497 €

Einmalig. Kein Abo.

Basis-Setup buchen
Empfohlen

Für Einzelpersonen

Premium-Setup

1 Benutzer. Voll automatisiert.

  • ✓ Alles aus dem Basis-Setup
  • ✓ E-Mail-Import: Belege landen automatisch im System
  • ✓ Automatische Zuordnung: Regeln sortieren deine Dokumente von selbst
  • ✓ Backup eingerichtet – damit nichts verloren geht
  • ✓ 90 Min. Live-Einweisung
  • ✓ 30 Tage E-Mail-Support

797 €

Einmalig. Kein Abo.

Premium-Setup buchen
Für Teams

Für Betriebe & Teams

Business-Setup

Bis 15 Benutzer. Euer Server oder NAS.

  • ✓ Alles aus dem Premium-Setup
  • ✓ Läuft auf eurem Server oder NAS (Synology, QNAP etc.)
  • ✓ Jeder Mitarbeiter bekommt seinen eigenen Zugang
  • ✓ Abläufe passend zu eurem Team eingerichtet
  • ✓ Team-Einweisung (alle Mitarbeiter)
  • ✓ 90 Tage E-Mail-Support
  • ✓ Update- & Wartungsanleitung

1497 €

Einmalig. Beratungsgespräch vorab.

Beratungsgespräch vereinbaren

Gut zu wissen

  • • Deine Daten bleiben bei dir: Das System läuft auf deinem eigenen Rechner, NAS oder Server. Keine Cloud, keine Hosting-Kosten an mich.
  • • Software ist kostenlos: Ich nutze Paperless-ngx – eine Open-Source-Lösung. Du zahlst nur für Einrichtung, Konfiguration und Einweisung.
  • • Updates: Du bekommst eine Anleitung zum Selbermachen. Oder du buchst den optionalen Pflegevertrag (97 €/Monat, bis zu 2h Arbeitszeit).

Optional: Pflegevertrag

Dein System läuft – und soll es auch bleiben. Updates, kleine Anpassungen und laufende Wartung: Dafür gibt es den Pflegevertrag.

97 € / Monat

Bis zu 2 Stunden Arbeitszeit pro Monat inklusive

  • ✓ Software-Updates einspielen
  • ✓ Kleine Anpassungen: einzelne Dokumenttypen, Tags oder Kategorien ergänzen
  • ✓ Bestehende Automatisierungen nachjustieren
  • ✓ Docker-Wartung & Backup-Überwachung
  • ✓ E-Mail-Support bei Fragen

Größere Erweiterungen – z. B. 10+ neue Dokumenttypen, komplett neue Workflows oder Umstrukturierung der Kategorien – sind nicht im Pflegevertrag enthalten. Solche Projekte biete ich separat zum Festpreis an.

Monatlich kündbar. Nur in Kombination mit einem Setup-Paket.

So läuft das Business-Setup ab

1

Beratungsgespräch (30 Min., kostenlos)

Wir schauen uns an, wie euer Dokumentenfluss heute aussieht. Welche Dokumenttypen gibt es? Wer muss worauf zugreifen? Welche Hardware habt ihr?

2

Konzept & Angebot

Ich erstelle ein Konzept mit Kategorien, Berechtigungen und Workflows – zugeschnitten auf euren Betrieb. Ihr bekommt ein verbindliches Angebot.

3

Installation & Konfiguration (Remote)

Ich richte das Dokumentenmanagement auf eurem Server oder NAS ein. Benutzerkonten, Berechtigungen, E-Mail-Import, Automatisierungen, Backup – alles wird konfiguriert.

4

Team-Einweisung (Videocall)

Alle Mitarbeiter werden live eingewiesen. Jeder weiß, wie er Dokumente einscannt, sucht und zuordnet. Keine Schulungsmaterialien, die niemand liest – sondern Praxis.

5

90 Tage Support

In den ersten drei Monaten bin ich per E-Mail erreichbar. Neue Dokumenttypen, Anpassungen an Workflows, Fragen von Mitarbeitern – alles inklusive.

Was dich das Chaos wirklich kostet

Wie viel Zeit verbringt ihr jeden Monat mit Belege suchen? Eine Stunde? Zwei? Mehr?

Bei einem Betrieb mit mehreren Mitarbeitern multipliziert sich das. Jeder sucht, niemand findet auf Anhieb. Rechne die Stunden zusammen, multipliziere mit 12 Monaten. Das ist der Preis, den ihr jedes Jahr für euer aktuelles System zahlt – ohne es zu merken.

Managed-Hosting-Anbieter nehmen 25–80 € pro Monat – dauerhaft. Das sind 300–960 € im Jahr, und eure Daten liegen auf fremden Servern.

Hier zahlt ihr einmalig 497–1497 Euro. Dafür ein System, das Jahre hält. Kein Abo. Keine monatlichen Kosten. Eure Daten bleiben bei euch.

Zufriedenheitsgarantie

Wenn dein Dokumentenmanagement nach dem Setup nicht wie besprochen funktioniert, bessere ich kostenfrei nach. Sollte das System trotz Nachbesserung nicht laufen, bekommst du dein Geld zurück – schreib mir einfach innerhalb von 14 Tagen.

Dokumentenmanagement einrichten

Für Selbstständige

  • ✓ Installation auf deinem Rechner
  • ✓ OCR, Kategorien & Einweisung
  • ✓ Zufriedenheitsgarantie
Basis – 497 € Premium – 797 €

Für Betriebe & Teams

  • ✓ Server/NAS-Installation für euer Team
  • ✓ Benutzerkonten, Workflows & Einweisung
  • ✓ 90 Tage Support inklusive
Business – 1497 €

Kostenloses Beratungsgespräch vorab

Häufige Fragen

Brauche ich technische Vorkenntnisse?

Nein. Ich übernehme die komplette Installation. Du brauchst nur einen Rechner mit Windows oder Linux und eine Internetverbindung für die Einrichtung.

Läuft das auch auf meinem NAS?

Ja, auf Synology oder QNAP mit Docker-Unterstützung. Wenn du das möchtest, besprechen wir die Details im Vorgespräch.

Wie läuft das Setup ab?

Nach der Buchung melden wir uns per E-Mail, vereinbaren einen Termin und ich richte alles per Fernzugriff ein. Am Ende bekommst du eine Live-Einweisung.

Sind meine Daten sicher?

Ja. Das System läuft lokal auf deinem Rechner. Deine Dokumente verlassen nie dein Netzwerk – keine Cloud, keine fremden Server.

Was ist, wenn ich später Hilfe brauche?

Im Premium-Paket sind 30 Tage E-Mail-Support enthalten, im Business-Paket 90 Tage. Danach kannst du den optionalen Pflegevertrag buchen (97 €/Monat, bis zu 2h Arbeitszeit) – dann übernehme ich Updates, kleine Anpassungen und laufende Wartung. Größere Erweiterungen werden separat angeboten.

Wer macht die Updates?

Du bekommst eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der du Updates selbst einspielen kannst – das dauert wenige Minuten. Wenn du das nicht selbst machen willst, übernehme ich das im Rahmen des Pflegevertrags.

Muss ich Hosting-Kosten an euch zahlen?

Nein. Das System läuft auf deiner eigenen Hardware – deinem PC, Laptop, NAS oder Server. Du zahlst einmalig für die Einrichtung. Danach fallen keine Kosten an mich an. Die Software ist Open Source und kostenlos.

Basis oder Premium – was brauche ich?

Wenn du nur gelegentlich Belege und Rechnungen archivieren willst, reicht das Basis-Setup. Wenn du viele Dokumente per E-Mail bekommst und willst, dass die automatisch einsortiert werden – dann Premium. Faustregel: Ab 20 Dokumenten pro Monat lohnt sich die Automatisierung.

Wir sind ein Betrieb mit mehreren Mitarbeitern. Brauchen wir das Business-Paket?

Ja, sobald mehr als eine Person mit dem System arbeiten soll. Im Business-Paket richte ich individuelle Benutzerkonten mit Berechtigungen ein, installiere auf eurem zentralen Server oder NAS und weise das ganze Team ein. Basis und Premium sind für Einzelpersonen auf dem eigenen Rechner gedacht.

Was passiert, wenn wir später neue Dokumenttypen oder Archivierungsvorgaben haben?

Im Business-Paket sind die ersten 90 Tage Anpassungen inklusive. Danach kannst du Änderungen selbst vornehmen (ich zeige dir wie) oder den Pflegevertrag buchen. Kleine Anpassungen (einzelne Dokumenttypen, Tags anpassen) sind im Pflegevertrag enthalten. Größere Umbauten – z. B. wenn ihr eure komplette Kategorienstruktur umstellt oder 10+ neue Dokumenttypen mit Matching-Regeln braucht – biete ich als separates Projekt zum Festpreis an.

Können wir das Business-Setup an unsere Prozesse anpassen?

Auf jeden Fall. Im kostenlosen Beratungsgespräch schauen wir uns euren Dokumentenfluss an – von Rechnungseingang über Freigaben bis zur Ablage. Die Kategorien, Automatisierungen und Workflows richte ich passend dazu ein. Ihr bekommt vorab ein schriftliches Konzept.

Mehr als 15 Mitarbeiter? Mehrere Standorte? Spezielle Compliance-Anforderungen? Sprich mich an – ich erstelle ein individuelles Angebot.