CRM kostenlos und Open Source – die Salesforce-Alternative für kleine Unternehmen

Deine Kundendaten stecken in drei Excel-Tabellen, zwei E-Mail-Postfächern und einem Zettel am Monitor. Der Kollege hat noch eine eigene Liste auf dem Handy. Und wenn ein Kunde anruft, sucht ihr erst mal fünf Minuten, bevor ihr wisst, worum es beim letzten Gespräch ging. Kommt dir bekannt vor? Dann wird es Zeit für ein CRM.

Warum ein CRM?

CRM steht für Customer Relationship Management — auf Deutsch: Kundenbeziehungsmanagement. Im Kern geht es darum, alle Informationen über deine Kunden an einem Ort zu sammeln.

Was ein CRM löst

• Eine einzige Quelle der Wahrheit: Egal wer im Team nachschaut — alle sehen dieselben Informationen, denselben Verlauf, denselben Status.
• Nichts fällt durch: Angebote, die nachgefasst werden müssen. Rückrufe, die versprochen wurden. Verträge, die auslaufen. Ein CRM erinnert dich.
• Bessere Entscheidungen: Wenn du siehst, welche Kunden aktiv sind, wo Potenzial liegt und wo es hakt, triffst du bessere Entscheidungen.
• Skalierbarkeit: Was mit drei Kunden in Excel funktioniert, bricht bei dreißig zusammen. Bei dreihundert erst recht.

Warum Excel kein CRM ist

Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm. Es kann keine Erinnerungen setzen, keine E-Mails verknüpfen, keine Deals tracken und keine Zusammenarbeit im Team ermöglichen. Sobald mehr als eine Person auf dieselbe Datei zugreift, wird es chaotisch. Versionskonflikte, verlorene Einträge, keine Nachvollziehbarkeit — Excel war nie dafür gedacht, Kundenbeziehungen zu verwalten.

Twenty vs. die Platzhirsche

Es gibt Dutzende CRM-Systeme auf dem Markt. Die meisten kosten dich ein monatliches Abo, binden dich langfristig und speichern deine Daten auf fremden Servern. Hier ein Vergleich der gängigsten Optionen:

Das Muster ist klar: Die großen Anbieter bieten mehr Features — aber die meisten davon brauchst du als KMU nicht. Was du brauchst, ist ein System, das funktioniert, das du kontrollierst und das dich nicht in Abhängigkeit zwingt.

Was Twenty kann

Twenty ist ein modernes, quelloffenes CRM, das aussieht und sich anfühlt wie aktuelle Produktivitäts-Tools — denk an die Ästhetik von Notion, aber für Kundenmanagement.

Kontaktverwaltung

Alle Kontakte an einem Ort. Personen, Unternehmen, Verknüpfungen untereinander. Du siehst auf einen Blick: Wer gehört zu welchem Unternehmen? Wann war der letzte Kontakt? Was wurde besprochen?

Deal-Pipeline

Visualisiere deine Verkaufsprozesse als Kanban-Board. Ziehe Deals von “Erstkontakt” über “Angebot erstellt” bis “Abgeschlossen”. So weißt du immer, wo jedes Geschäft steht und was der nächste Schritt ist.

Aufgabenmanagement

Verknüpfe Aufgaben direkt mit Kontakten oder Deals. “Angebot nachfassen bei Firma X bis Freitag” — direkt im Kontext, nicht in einer separaten To-Do-App.

E-Mail-Integration

Verbinde dein E-Mail-Konto und sieh den gesamten E-Mail-Verlauf direkt beim jeweiligen Kontakt. Kein Wechsel zwischen Posteingang und CRM mehr.

API und Automatisierung

Twenty bietet eine vollständige GraphQL-API. Das bedeutet: Du kannst es mit anderen Systemen verbinden. Neuer Kontakt im CRM? Automatisch eine Willkommens-E-Mail senden. Deal abgeschlossen? Rechnung erstellen. In Kombination mit einem Workflow-Tool wie n8n lassen sich beliebige Abläufe automatisieren — ohne Programmierung.

Moderne Oberfläche

Kein Enterprise-Software-Design aus den 2000ern. Twenty sieht aus wie ein modernes Produkt. Klare Struktur, schnelle Navigation, angenehme Typografie. Das klingt nach einem Luxus-Feature, ist aber in der Praxis entscheidend: Ein Tool, das gut aussieht und sich gut bedienen lässt, wird tatsächlich genutzt.

Self-Hosted: Deine Daten, dein Server

Hier liegt der entscheidende Unterschied zu Salesforce, HubSpot und Co.

Datenhoheit

Wenn du Twenty auf deinem eigenen Server betreibst, liegen alle Kundendaten bei dir. Nicht auf US-Servern, nicht bei einem Cloud-Anbieter, nicht in einer Blackbox. Du entscheidest, wo die Daten gespeichert werden, wer Zugriff hat und wie lange sie aufbewahrt werden.

Kein Vendor Lock-in

Bei SaaS-CRMs bist du vom Anbieter abhängig. Preiserhöhung? Du zahlst oder migrierst — und Migration ist bei geschlossenen Systemen schmerzhaft. Twenty ist Open Source. Du kannst es jederzeit forken, anpassen oder auf einen anderen Server umziehen.

DSGVO-Konformität

Kundendaten auf eigenem Server in der EU — das vereinfacht die DSGVO-Compliance erheblich. Kein Data Processing Agreement mit US-Firmen nötig, keine Unsicherheit wegen transatlantischer Datentransfers.

Kombination mit n8n

Die volle Stärke zeigt sich in der Kombination: Twenty als CRM, n8n als Automatisierungstool, beides self-hosted. Neuer Kontakt angelegt? n8n erstellt automatisch eine Aufgabe, verschickt eine E-Mail und aktualisiert dein Marketing-Tool. Alles auf deiner Infrastruktur, alles unter deiner Kontrolle. Mehr dazu im Artikel Workflows automatisieren ohne Code.

Für wen sich Twenty lohnt

Twenty ist nicht für jeden das Richtige. Hier eine ehrliche Einschätzung:

Twenty passt, wenn du…

• Ab ca. 5 Mitarbeiter hast und die Excel-Phase hinter dir lassen willst
• Wert auf Datenschutz legst und deine Daten nicht in die Cloud geben willst
• Technisch offen bist oder jemanden hast, der einen Docker-Container deployen kann
• Wachsen willst, ohne bei jedem neuen Nutzer mehr Abo-Gebühren zu zahlen
• Integrationen brauchst und dein CRM mit anderen Tools verbinden willst

Twenty passt weniger, wenn du…

• Allein arbeitest und weniger als 20 aktive Kontakte hast — da reicht eine einfache Liste
• Komplexe Enterprise-Features brauchst wie Territory Management oder CPQ
• Keinen Server betreiben willst und auch niemanden hast, der das für dich tut

Der richtige Zeitpunkt

Die häufigste Frage: “Ab wann brauche ich ein CRM?” Die Antwort: Sobald du merkst, dass du den Überblick verlierst. Wenn du nicht mehr weißt, wann du zuletzt mit einem Kunden gesprochen hast. Wenn ein Kollege einen Lead nicht nachfasst, weil er dachte, du machst das. Wenn ein Angebot versandet, weil niemand dran gedacht hat.

Dann ist es Zeit.

Häufige Fragen

Kann ich Daten aus meinem alten CRM importieren?

Ja. Twenty unterstützt CSV-Import. Wenn du von HubSpot, Salesforce oder einem anderen System kommst, exportierst du deine Daten als CSV und importierst sie in Twenty. Bei komplexeren Migrationen (z. B. mit Verknüpfungen zwischen Kontakten und Deals) kann ein Import-Skript über die GraphQL-API helfen.

Gibt es eine Mobile-App?

Twenty bietet eine progressive Web-App (PWA), die du auf dem Smartphone als App-Icon auf deinem Homescreen speichern kannst. Sie funktioniert responsiv im Browser. Eine native iOS- oder Android-App ist in Entwicklung.

Wie verbinde ich Twenty mit meiner E-Mail?

Twenty unterstützt die Anbindung von E-Mail-Konten über IMAP/SMTP. In den Einstellungen fügst du dein E-Mail-Konto hinzu, und ab diesem Zeitpunkt wird der E-Mail-Verlauf automatisch mit den jeweiligen Kontakten verknüpft.

Was kostet der Betrieb?

Wenn du Twenty selbst hostest, fallen keine Lizenzkosten an. Du zahlst nur für den Server. Ein kleiner VPS mit 2 GB RAM und 20 GB Speicher reicht für den Start und kostet zwischen 5 und 15 EUR pro Monat. Dazu kommen ggf. Kosten für Backups und Wartung — oder du lässt dir das einrichten und kümmert dich nicht mehr drum.

Ein CRM muss weder teuer noch kompliziert sein. Twenty zeigt, dass es auch anders geht: modern, offen, auf eigenem Server. Wenn du deine Kundendaten bisher in Excel verwaltest und merkst, dass das nicht mehr skaliert — probier es aus.

Du willst das Ganze mit Automatisierung verbinden? Lies weiter, wie du Workflows ohne Code automatisierst. Oder schau dir an, wie du E-Mail-Marketing DSGVO-konform mit Mautic umsetzt — die perfekte Ergänzung zu deinem CRM.

Du brauchst Hilfe bei der Einrichtung? Erstgespräch vereinbaren — wir schauen gemeinsam, welches Setup zu dir passt.