Dein Unternehmen wächst, die Prozesse werden komplexer, und du merkst: Die manuelle Weiterleitung von Daten zwischen Tools frisst Stunden pro Woche. Du brauchst eine Automatisierungsplattform. Aber welche? n8n, Make oder Zapier – alle drei versprechen, deine Workflows zu automatisieren. Die Unterschiede liegen im Detail, und die sind für KMU entscheidend.
Dieser Artikel ist ein reiner Vergleich. Wenn du n8n noch nicht kennst und wissen willst, wie die Plattform funktioniert, welche konkreten Workflows du damit bauen kannst und wie die Einrichtung aussieht, lies zuerst den ausführlichen Artikel Workflows automatisieren ohne Code – mit n8n.
Die drei Kandidaten im Überblick
n8n ist Open Source, selbst gehostet und gibt dir volle Kontrolle über deine Daten und Workflows. Es richtet sich an technisch versierte Nutzer und Teams, die keine Limits akzeptieren wollen.
Make (ehemals Integromat) ist ein Cloud-basierter Automatisierungsdienst mit einem hervorragenden visuellen Editor. Es positioniert sich als Mittelweg zwischen Einfachheit und Flexibilität und bietet seit 2024 auch EU-Hosting an.
Zapier ist der Marktführer mit der niedrigsten Einstiegshürde und den meisten verfügbaren Integrationen. Es ist die naheliegende Wahl, wenn du schnell und ohne technische Vorkenntnisse automatisieren willst – aber auch die teuerste.
Der große Vergleich
Kosten
| Plan | n8n (Self-Hosted) | Make | Zapier |
|---|---|---|---|
| Einstieg | 0 € (eigener Server) | 0 € (Free, 1.000 Ops) | 0 € (Free, 100 Tasks) |
| Basis-Tarif | ~5-10 €/Monat (VPS-Anteil) | Ab 10,59 $/Monat (Core) | Ab 29,99 $/Monat (Starter) |
| Professional | ~10-15 €/Monat (VPS-Anteil) | Ab 18,82 $/Monat (Pro) | Ab 73,50 $/Monat (Professional) |
| Team | ~15-20 €/Monat (VPS-Anteil) | Ab 34,12 $/Monat (Teams) | Ab 103,50 $/Monat (Team) |
| Ausführungen inklusive | Unbegrenzt | 1.000-800.000/Monat | 100-50.000/Monat |
| Workflows inklusive | Unbegrenzt | 2-unbegrenzt | 5-unbegrenzt |
Bei n8n zahlst du nur für den Server. Ob du 5 oder 500 Workflows betreibst, ob du 100 oder 100.000 Ausführungen pro Monat hast – die Kosten bleiben gleich. Bei Make und Zapier steigen die Kosten mit jedem zusätzlichen Workflow und jeder zusätzlichen Ausführung.
Rechenbeispiel für ein typisches KMU:
Ein Handwerksbetrieb mit 25 aktiven Workflows und ca. 15.000 Ausführungen pro Monat zahlt:
- n8n Self-Hosted: ~10-15 € (VPS-Anteil, da n8n neben anderen Diensten läuft)
- Make Pro: ~18,82 $/Monat (~17,50 €)
- Zapier Professional: ~73,50 $/Monat (~68 €)
Auf ein Jahr gerechnet: n8n kostet dich 120-180 €, Make etwa 210 € und Zapier rund 816 €. Und bei n8n gibt es keine Überraschungen, wenn du plötzlich mehr Workflows brauchst.
Datenstandort und DSGVO
| Kriterium | n8n (Self-Hosted) | Make | Zapier |
|---|---|---|---|
| Datenstandort | Dein Server, dein Rechenzentrum | EU oder USA (wählbar) | USA |
| Self-Hosting möglich | Ja | Nein | Nein |
| AVV nötig | Nein (du bist Verantwortlicher) | Ja | Ja |
| Drittlandübermittlung | Nein | Nur bei US-Hosting | Ja, immer |
| Datenschutzerklärung | Minimal | Umfangreich | Umfangreich |
| Löschkontrolle | Volle Kontrolle | Abhängig vom Anbieter | Abhängig vom Anbieter |
| DSGVO-Konformität | Eingebaut | Möglich, aber aufwändig | Möglich, aber aufwändig |
Für KMU, die sensible Daten verarbeiten – Kundendaten, Rechnungen, Personalakten – ist das der entscheidende Punkt. Bei n8n Self-Hosted verlassen deine Daten nie deinen Server. Du brauchst keinen Auftragsverarbeitungsvertrag mit einem Drittanbieter, keine Transfer-Impact-Assessments und keine Dokumentation der Drittlandübermittlung. Deine Datenschutzerklärung bleibt schlank.
Make hat nachgezogen und bietet seit einiger Zeit EU-Hosting an. Das reduziert das DSGVO-Problem erheblich, löst es aber nicht vollständig – du gibst trotzdem Daten an einen externen Dienstleister.
Zapier speichert alles in den USA. Das ist nicht per se verboten, aber du brauchst ein solides DSGVO-Konstrukt mit Standardvertragsklauseln und musst dokumentieren, warum du keine europäische Alternative nutzt. Bei einer Datenschutzprüfung ist das ein Punkt, den du erklären musst.
Workflow-Komplexität und Funktionsumfang
| Kriterium | n8n | Make | Zapier |
|---|---|---|---|
| Visueller Editor | Gut, funktional | Sehr gut, bester am Markt | Gut, einfach |
| If/Else-Logik | Ja, voll unterstützt | Ja, über Router-Module | Ja, über Paths |
| Schleifen/Loops | Ja, nativ | Ja, über Iterator | Eingeschränkt |
| Error-Handling | Detailliert, pro Node | Gut, über Error-Handler | Basis |
| Sub-Workflows | Ja | Ja (Szenarien aufrufen) | Eingeschränkt |
| Code-Nodes | JavaScript, Python | Eingeschränkt | Eingeschränkt |
| Webhooks | Ja, unbegrenzt | Ja, ab Core-Plan | Ja, ab Starter-Plan |
| Eigene Nodes/Module | Ja, voll erweiterbar | Community-Module | Nein |
| Cron/Zeitgesteuert | Ja, beliebig fein | Ja, ab 1-Minuten-Intervall | Ja, ab 1-Minuten-Intervall |
| HTTP/API-Requests | Volle Kontrolle | Ja | Ja |
n8n glänzt bei komplexen Workflows. Wenn du verschachtelte Logik brauchst, Daten transformieren willst oder eigene API-Anbindungen entwickelst, bist du hier richtig. Der Code-Node erlaubt dir, JavaScript oder Python direkt im Workflow zu schreiben – wenn du es brauchst. Du musst es nicht.
Make hat den besten visuellen Editor der drei. Die Szenarien-Ansicht ist übersichtlich, auch bei komplexen Abläufen. Das Router-Modul für Verzweigungen ist intuitiv. Für visuelle Denker ist Make die angenehmste Plattform.
Zapier setzt auf Einfachheit. Ein Trigger, eine oder mehrere Aktionen, fertig. Für lineare Workflows ist das perfekt. Sobald du komplexe Verzweigungen oder Schleifen brauchst, stößt du an Grenzen.
Integrationen
| Kriterium | n8n | Make | Zapier |
|---|---|---|---|
| Vorgefertigte Integrationen | 400+ | 1.500+ | 7.000+ |
| HTTP/API-Request | Ja | Ja | Ja |
| Eigene Integrationen | Ja, eigene Nodes | Community-Module | Nein |
| Deutsche Tools | DATEV (Export), Lexware, SevDesk | DATEV, Lexware, SevDesk | Einige |
| Webhook-Trigger | Ja, unbegrenzt | Ja | Ja |
Zapier hat die meisten Integrationen – mit großem Abstand. Wenn du ein Nischentool nutzt, ist die Chance bei Zapier am höchsten, dass es eine fertige Anbindung gibt.
n8n hat weniger vorgefertigte Integrationen, gleicht das aber durch den HTTP-Request-Node und die Möglichkeit, eigene Nodes zu bauen, vollständig aus. Wenn ein Tool eine API hat, kannst du es anbinden. Ohne Ausnahme.
Make liegt dazwischen und hat mit über 1.500 Integrationen eine solide Abdeckung – inklusive vieler europäischer und deutscher Tools.
Benutzerfreundlichkeit und Lernkurve
| Kriterium | n8n | Make | Zapier |
|---|---|---|---|
| Einstieg | Steil (Server + Tool) | Mittel | Flach |
| Erste Automatisierung | 30-60 Minuten | 15-30 Minuten | 5-15 Minuten |
| Dokumentation | Gut, Community stark | Gut | Sehr gut |
| Templates/Vorlagen | Ja, Community-Bibliothek | Ja | Ja, umfangreich |
| Onboarding | Eigeninitiative | Geführte Tutorials | Geführte Tutorials |
| Sprache der Oberfläche | Englisch | Englisch, teilweise Deutsch | Englisch |
Zapier ist der einfachste Einstieg. Du meldest dich an, wählst einen Trigger, wählst eine Aktion, verbindest deine Accounts – fertig. In 10 Minuten läuft dein erster Workflow. Die Dokumentation ist hervorragend, die Templates zahlreich.
Make braucht etwas mehr Einarbeitung, belohnt das aber mit mehr Flexibilität. Der visuelle Editor ist nach einer Stunde verständlich. Die Router-Logik für Verzweigungen braucht etwas Übung.
n8n hat die steilste Lernkurve – nicht wegen des Tools selbst, sondern weil du zuerst einen Server brauchst und Docker verstehen musst. Der Editor selbst ist nach einem Nachmittag produktiv nutzbar. Wenn du bereits Docker nutzt, fällt dieser Punkt weg.
Wann welches Tool?
n8n ist die richtige Wahl, wenn du…
- Datenschutz ernst nimmst und keine Kundendaten auf fremden Servern willst
- Keine Limits akzeptierst – weder bei Workflows noch bei Ausführungen
- Komplexe Automatisierungen brauchst, die über lineare Abläufe hinausgehen
- Einen Server betreibst oder bereit bist, einen einzurichten
- Langfristig denkst – die Anfangsinvestition lohnt sich, sobald du mehr als 5-10 Workflows nutzt
- Volle Kontrolle über deinen Stack willst, inklusive der Möglichkeit, eigene Nodes zu entwickeln
Make ist die richtige Wahl, wenn du…
- Keinen eigenen Server betreiben willst oder kannst
- Visuell denkst und einen übersichtlichen Editor schätzt
- EU-Hosting brauchst, aber kein Self-Hosting betreiben willst
- Mittlere Komplexität hast – mehr als Zapier erlaubt, aber nicht die volle Code-Freiheit von n8n
- Im Team arbeitest und eine Plattform mit guter Zusammenarbeit brauchst
- Budget-bewusst bist, aber nicht selbst hosten willst
Zapier ist die richtige Wahl, wenn du…
- Sofort loslegen willst, ohne Einarbeitung
- Ein Nischentool anbinden musst, das nur Zapier unterstützt
- Einfache, lineare Workflows brauchst – Trigger → Aktion → fertig
- Keine technischen Ressourcen im Team hast
- Salesforce oder HubSpot im Einsatz hast – die Zapier-Integration ist hier am ausgereiftesten
Migrationsaufwand: Von Zapier oder Make zu n8n
Falls du bereits Zapier oder Make nutzt und über einen Wechsel zu n8n nachdenkst – der Aufwand ist überschaubar. n8n kann Zapier-Workflows nicht direkt importieren, aber die meisten Workflows lassen sich in wenigen Stunden nachbauen. Die Logik bleibt gleich, nur die Oberfläche ist anders.
Was du beachten solltest:
- Webhooks kannst du 1:1 übernehmen – die URL ändert sich, aber die Struktur bleibt
- API-Anbindungen müssen neu konfiguriert werden, was bei OAuth-basiertem Zugriff etwas mehr Aufwand ist
- Komplexe Logik ist in n8n oft einfacher umzusetzen, weil du nicht an Plattform-Limits stößt
- Tipp: Migriere nicht alles auf einmal. Starte mit den 3-5 wichtigsten Workflows und ziehe den Rest nach
Meine Empfehlung
Ich betreibe n8n seit über drei Jahren auf meinem eigenen Server, neben über 65 anderen Docker-Containern. Meine Workflows verbinden CRM, E-Mail-Marketing, Dokumentenmanagement, Terminbuchung und Monitoring – alles selbst gehostet, alles unter meiner Kontrolle.
Für datensensible KMU empfehle ich n8n. Nicht weil es das einfachste Tool ist, sondern weil es das einzige ist, das dir volle Kontrolle gibt. Keine Daten bei US-Anbietern, keine monatlichen Kosten, die mit dem Wachstum explodieren, keine künstlichen Limits. Die Lernkurve ist steiler als bei Zapier, aber nach einem Tag Einarbeitung bist du produktiv.
Wenn du keinen Server betreiben willst oder kannst, nimm Make. Die EU-Hosting-Option, der visuelle Editor und das faire Pricing machen Make zur besten SaaS-Alternative. Es ist deutlich günstiger als Zapier und flexibler bei komplexen Workflows.
Zapier empfehle ich nur noch in einem Fall: Wenn du eine spezifische Integration brauchst, die es ausschließlich bei Zapier gibt. Für alles andere gibt es bessere und günstigere Optionen.
Die Wahrheit ist: Das Tool ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass du anfängst, repetitive Prozesse zu automatisieren. Jede Stunde, die du in die Einrichtung investierst, spart dir Wochen im laufenden Betrieb.
Du willst wissen, wie n8n in der Praxis funktioniert und welche Workflows du damit bauen kannst? Lies den ausführlichen Artikel Workflows automatisieren ohne Code – mit n8n. Wenn du deine Rechnungen automatisch verarbeiten willst, zeigt dir Rechnungen automatisch verarbeiten mit Paperless-ngx, wie das mit n8n zusammenspielt. Und wenn du Hilfe bei der Einrichtung brauchst – lass uns reden.