Du nutzt DATEV Smart-Login, dein Team schreibt mit Copilot in Outlook, und beim letzten Kanzleitag wurde begeistert die neue KI-Belegprüfung vorgestellt. All das fällt unter den EU AI Act. Und nicht nur in deiner eigenen Kanzlei — sondern auch bei deinen Mandanten. Die Frage ist nicht, ob der AI Act dich betrifft. Die Frage ist, ob du ihn als Pflicht oder als Chance begreifst.
Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Er dient der Orientierung und ersetzt nicht die Prüfung durch eine qualifizierte Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.
Warum der AI Act Steuerberater doppelt betrifft
Der AI Act gilt seit Februar 2025 für jeden, der KI in einem geschäftlichen Kontext einsetzt. Für Steuerberater ergibt sich daraus eine besondere Situation: Du bist in zwei Rollen gleichzeitig betroffen.
Rolle 1: Betreiber in der eigenen Kanzlei. Sobald du oder dein Team KI-gestützte Tools nutzt — und sei es nur die intelligente Belegzuordnung in DATEV Unternehmen online — bist du Betreiber eines KI-Systems im Sinne des AI Act. Damit gelten für dich Schulungspflichten, Dokumentationspflichten und je nach Risikoklasse weitere Anforderungen.
Rolle 2: Berater für deine Mandanten. Deine Mandanten nutzen KI. Viele wissen es nicht einmal. Wenn der Handwerksbetrieb seinen Chatbot auf der Website hat oder die Werbeagentur Texte mit ChatGPT schreibt, greifen die gleichen Regeln. Als Steuerberater bist du oft der einzige externe Berater, den kleine Unternehmen regelmäßig sehen. Das macht dich zur ersten Anlaufstelle — ob du willst oder nicht.
Die Parallele zur DSGVO ist offensichtlich. 2018 haben viele Kanzleien die Datenschutzberatung als Zusatzleistung aufgebaut. Der AI Act bietet dieselbe Chance — nur dass du diesmal von Anfang an dabei sein kannst.
Was du in der eigenen Kanzlei tun musst
Artikel 4: Die Kompetenzpflicht gilt jetzt
Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 des AI Act: Jeder, der KI-Systeme betreibt, muss sicherstellen, dass seine Mitarbeiter über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Das ist keine Empfehlung — das ist geltendes Recht.
In der Praxis heißt das für deine Kanzlei:
- Jeder Mitarbeiter, der mit KI-Tools arbeitet, braucht eine nachweisbare Schulung
- Die Schulung muss dokumentiert sein (Datum, Inhalt, Teilnehmer)
- Die Kompetenz muss regelmäßig aktualisiert werden, nicht nur einmal
- Auch Auszubildende und Praktikanten sind eingeschlossen
KI-Inventar: Was nutzt du eigentlich?
Bevor du schulen kannst, musst du wissen, welche KI-Systeme in deiner Kanzlei laufen. Viele davon fallen kaum auf, weil sie in bestehende Software eingebettet sind.
Typische KI-Systeme in einer Steuerkanzlei:
| Tool / Funktion | KI-Komponente | Risikoklasse (typisch) |
|---|---|---|
| DATEV Belegprüfung | Automatische Belegerkennung und -zuordnung | Minimal bis begrenzt |
| DATEV SmartTransfer | KI-gestützte Datenextraktion | Minimal |
| Microsoft Copilot (365) | Textgenerierung, Zusammenfassungen, E-Mail-Entwürfe | Begrenzt |
| ChatGPT / Claude | Textgenerierung, Recherche, Analyse | Begrenzt |
| KI-Telefonassistenten | Automatische Anrufannahme und -weiterleitung | Begrenzt |
| Kanzlei-Chatbot (Website) | Automatisierte Mandantenkommunikation | Begrenzt |
Tipp: Frag dein Team. Erfahrungsgemäß nutzt mindestens eine Person in der Kanzlei KI-Tools, von denen die Kanzleiführung nichts weiß. Das ist kein Vorwurf — es zeigt nur, wie schnell sich KI verbreitet hat.
Schulungspflicht umsetzen
Eine Schulung muss nicht drei Tage dauern. Für die meisten Kanzleien reicht ein strukturierter Halbtag, der folgende Inhalte abdeckt:
- Was ist KI? — Grundlagen, damit alle dasselbe Verständnis haben
- Welche KI nutzen wir? — Bezug zum eigenen Kanzlei-Inventar
- Was sagt der AI Act? — Relevante Pflichten, Fristen, Bußgelder
- Worauf muss ich achten? — Praktische Regeln für den Kanzleialltag (Transparenzpflicht, keine personenbezogenen Daten in öffentliche KI-Tools)
- Dokumentation — Wie wir festhalten, was wir tun
Nach der Schulung: Teilnahmebestätigung unterschreiben lassen und abheften. Klingt bürokratisch, ist aber genau das, was im Zweifel zählt.
Welche Mandanten betroffen sind
Die ehrliche Antwort: Fast alle, die irgendeine Form von Software nutzen. Der AI Act unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße. Ob Einzelunternehmer oder Mittelständler mit 200 Mitarbeitern — sobald KI eingesetzt wird, gelten die Regeln.
Und KI ist überall. Deine Mandanten nutzen sie oft, ohne es zu wissen:
- Der Handwerksbetrieb, dessen Buchhaltungssoftware automatisch Belege zuordnet
- Die Arztpraxis, die einen KI-Telefonassistenten für die Terminvergabe einsetzt
- Der Onlinehändler, dessen Shop-System personalisierte Empfehlungen ausspielt
- Die Werbeagentur, die Texte und Bilder mit KI erstellt
- Der Gastronom, dessen Kassensystem Nachfrageprognosen erstellt
- Das Ingenieurbüro, das KI-gestützte Berechnungssoftware nutzt
Das Muster ist klar: Die meisten Mandanten sind betroffen, ohne es zu wissen. Und genau hier liegt deine Chance.
AI-Act-Beratung als neue Dienstleistung
Wenn du jetzt denkst “Noch eine regulatorische Last” — dreh die Perspektive um. Der AI Act ist eine konkrete Geschäftsmöglichkeit für deine Kanzlei.
Warum gerade Steuerberater?
- Du hast regelmäßigen Kontakt zu deinen Mandanten — mindestens monatlich bei der Fibu
- Du genießt Vertrauensvorsprung — Mandanten folgen deinen Empfehlungen
- Du kennst die Unternehmensstruktur — welche Tools eingesetzt werden, wie groß das Team ist
- Die Themen Dokumentation und Compliance gehören zu deinem Kerngeschäft
- Du hast es mit der DSGVO schon einmal gemacht
Was du konkret anbieten kannst
| Leistung | Beschreibung | Aufwand (typisch) |
|---|---|---|
| KI-Inventar für Mandanten | Systematische Erfassung aller KI-Systeme beim Mandanten | 2—4 Stunden |
| Risikoklassifizierung | Einordnung der KI-Systeme in die AI-Act-Risikoklassen | 1—2 Stunden |
| Schulungsorganisation | Vermittlung oder Durchführung der Pflichtschulung | Halbtag |
| Compliance-Dokumentation | Erstellung der notwendigen Nachweise | 2—3 Stunden |
| Laufende Überwachung | Quartalsweise Prüfung, ob sich der KI-Einsatz verändert hat | 1 Stunde/Quartal |
Du musst nicht alles selbst machen. Für die technischen Details — Risikoklassifizierung, Schulungskonzepte, Implementierung — arbeitest du mit einem spezialisierten KI-Berater zusammen. Du bleibst der Ansprechpartner für deinen Mandanten, und der KI-Berater liefert die fachliche Tiefe.
Was du dafür berechnen kannst
Das ist kanzleiabhängig, aber als Orientierung: Wenn du die AI-Act-Erstberatung als Paket anbietest (Inventar + Risikoklassifizierung + Schulungsvermittlung + Dokumentation), bewegst du dich bei kleinen Mandanten im Bereich von 500 bis 1.500 Euro. Bei mittleren Unternehmen mit mehr KI-Systemen und komplexeren Anforderungen auch deutlich darüber.
Rechne das hoch: Bei 280 Mandanten und einer Abdeckung von 30 % im ersten Jahr sind das 42.000 bis 126.000 Euro Zusatzumsatz — konservativ gerechnet.
Typische Mandanten-Fragen und wie du sie beantwortest
Wenn du das Thema bei Mandanten ansprichst, kommen immer dieselben Fragen. Hier die wichtigsten mit kurzen, klaren Antworten, die du direkt verwenden kannst:
| Mandanten-Frage | Deine Antwort |
|---|---|
| ”Wir nutzen doch gar keine KI." | "Nutzt ihr Microsoft 365 mit Copilot? Einen Chatbot auf der Website? Automatische Belegzuordnung? Das ist alles KI im Sinne des AI Act." |
| "Betrifft uns das überhaupt? Wir sind doch klein." | "Der AI Act kennt keine Größengrenze. Er gilt für jeden, der KI geschäftlich einsetzt — vom Einzelunternehmer bis zum Konzern." |
| "Was passiert, wenn wir nichts tun?" | "Bußgelder bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % des Jahresumsatzes. Für KMU gibt es niedrigere Grenzen, aber ‘niedrig’ ist relativ. Dazu kommt Haftungsrisiko bei Schäden durch nicht-konforme KI." |
| "Wann müssen wir denn was tun?" | "Die Schulungspflicht gilt seit Februar 2025 — also jetzt. Bis August 2026 müssen Hochrisiko-KI-Systeme voll compliant sein." |
| "Reicht es, wenn wir ChatGPT nicht mehr nutzen?" | "Nein. KI ist in vielen Standardtools eingebaut — Office, Buchhaltung, CRM. Du müsstest praktisch alle moderne Software abschaffen. Besser: Regelkonform nutzen." |
| "Können Sie das für uns machen?" | "Die Beratung und Dokumentation ja. Für die technische Umsetzung und KI-spezifische Schulungen arbeite ich mit einem spezialisierten KI-Berater zusammen.” |
Checkliste: Die 5 wichtigsten Schritte für Steuerberater
Hier ist dein Fahrplan — sowohl für die eigene Kanzlei als auch für die Mandantenberatung:
Schritt 1: Eigene Kanzlei absichern
Erstelle ein KI-Inventar deiner Kanzlei. Liste jedes Tool auf, das KI-Komponenten enthält — von DATEV über Microsoft 365 bis zum Website-Chatbot. Ordne jedem System eine Risikoklasse zu.
Schritt 2: Team schulen und dokumentieren
Führe eine Schulung für dein gesamtes Kanzlei-Team durch. Dokumentiere Datum, Inhalte und Teilnehmer. Plane eine jährliche Auffrischung ein.
Schritt 3: Mandanten informieren
Sprich das Thema proaktiv an — beim nächsten regulären Termin oder per Rundschreiben. Die meisten Mandanten werden dankbar sein, dass du sie darauf aufmerksam machst, bevor ein Problem entsteht.
Schritt 4: Beratungspaket schnüren
Definiere ein standardisiertes Leistungspaket für die AI-Act-Beratung. Inventar, Risikoklassifizierung, Schulungsvermittlung, Dokumentation. Mit einem festen Preis und klarem Umfang.
Schritt 5: Netzwerk aufbauen
Suche dir einen spezialisierten KI-Berater als Partner für die technischen Fragen. Du musst nicht alles selbst wissen — du musst wissen, wen du fragen kannst.
Praxisbeispiel: Kanzlei mit 280 Mandanten
Sandra führt eine mittelgroße Steuerkanzlei mit 280 Mandanten, davon viele kleine und mittlere Unternehmen — Handwerksbetriebe, Arztpraxen, Agenturen, Gastronomen. Ihr Team umfasst 12 Mitarbeiter, die täglich mit DATEV und Microsoft 365 arbeiten.
Ausgangslage: Sandra hat den AI Act auf einer Fortbildung mitbekommen, aber keine Zeit gehabt, sich damit zu beschäftigen. Ihr ist klar, dass die Schulungspflicht bereits gilt — aber weder ihr Team noch ihre Mandanten sind geschult.
Was Sandra gemacht hat:
-
KI-Inventar der Kanzlei erstellt: 8 Systeme identifiziert, darunter DATEV Belegprüfung, Microsoft Copilot, ein KI-Telefonassistent und ChatGPT-Accounts bei drei Mitarbeitern.
-
Kanzlei-Schulung organisiert: Ein halbtägiger Workshop mit einem KI-Berater, der sowohl die Grundlagen als auch die konkreten Pflichten für die identifizierten Systeme abgedeckt hat. Kosten: 1.200 Euro. Jeder Mitarbeiter hat eine Teilnahmebestätigung unterschrieben.
-
Mandanten-Rundschreiben versendet: Kurzer Brief mit den wichtigsten Fakten zum AI Act und dem Angebot einer Erstberatung. Drei Absätze, kein Juristendeutsch.
-
Beratungspaket definiert: “AI-Act-Check” für 890 Euro — beinhaltet KI-Inventar, Risikoklassifizierung, Schulungsvermittlung und Compliance-Dokumentation.
-
KI-Berater als Partner ins Boot geholt: Für die technische Risikoklassifizierung und die Mandanten-Schulungen arbeitet Sandra mit einem externen KI-Berater zusammen, der sich auf KMU spezialisiert hat.
Ergebnis nach 3 Monaten:
- Eigene Kanzlei ist AI-Act-konform dokumentiert
- 34 Mandanten haben den AI-Act-Check gebucht
- Zusatzumsatz: rund 30.000 Euro
- 8 Mandanten haben über den KI-Berater weiterführende Schulungen gebucht
- Sandra wird beim nächsten Kanzleitag als Referentin zum Thema eingeladen
Das Wichtigste: Sandra hat das Thema nicht als Belastung erlebt, sondern als Möglichkeit, ihren Mandanten einen echten Mehrwert zu bieten — und gleichzeitig die eigene Kanzlei zukunftssicher aufzustellen.
Fazit: Jetzt starten, nicht abwarten
Der AI Act ist kein Zukunftsthema. Die Schulungspflicht gilt seit über einem Jahr. Die nächste Stufe — volle Compliance für Hochrisiko-KI — kommt im August 2026. Wer jetzt noch nicht angefangen hat, ist spät dran.
Für Steuerberater ist der AI Act aber mehr als eine Pflicht. Er ist eine Chance, deine Beratungsleistung auszubauen und deine Position als wichtigster externer Berater deiner Mandanten zu stärken. Du musst dafür kein KI-Experte werden. Du musst nur drei Dinge tun:
- Deine eigene Kanzlei in Ordnung bringen — Inventar, Schulung, Dokumentation
- Deine Mandanten proaktiv informieren — bevor es jemand anderes tut
- Einen KI-Berater als Partner haben — für die technischen Details, die über Steuerrecht hinausgehen
Erlebe es live
Wie das in der Praxis aussieht, siehst du in unseren interaktiven Demos:
- AI Act Compliance-Check für KMU – Prüfe in 2 Minuten, wo dein Unternehmen beim AI Act steht
- KI-Dokumentensortierung live erleben – Sieh, wie KI Belege und Dokumente automatisch klassifiziert und ablegt
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Erstgespräch vereinbaren — wir schauen gemeinsam, wie das für deine Kanzlei aussehen kann.
Wenn du dich zuerst ins Thema einlesen willst, findest du hier den Grundlagen-Artikel: AI Act 2025: Was kleine Unternehmen jetzt wissen müssen.