Du weißt, dass du Prozesse automatisieren solltest. Aber wo fängst du an? Was bringt am meisten? Und was kannst du realistisch umsetzen, ohne ein IT-Projekt daraus zu machen?
Diese Checkliste zeigt dir 10 Prozesse, die in fast jedem kleinen Unternehmen manuell laufen – und die sich mit überschaubarem Aufwand automatisieren lassen. Für jeden Prozess bekommst du: was er heute kostet, was du brauchst, und wie groß der Hebel ist.
So liest du die Checkliste
- Zeitersparnis: Wie viel Zeit du pro Woche zurückbekommst
- Schwierigkeitsgrad: Wie komplex die Umsetzung ist (1-3 Schrauben)
- Tools: Welche Open-Source-Tools du brauchst
- Self-Hosted: Ob alles auf deinem eigenen Server laufen kann
1. Eingangsrechnungen verarbeiten
Heute: Du öffnest jede Rechnung per Hand, tippst Nummer, Betrag und Lieferant in die Buchhaltung, legst das PDF ab.
Automatisiert: Rechnung kommt per E-Mail → KI erkennt Lieferant, Betrag, Fälligkeit → Buchungssatz wird erstellt → PDF wird archiviert.
| Zeitersparnis | 4-8 Stunden/Woche |
| Schwierigkeit | Mittel |
| Tools | Paperless-ngx, paperless-gpt, n8n |
| Self-Hosted | Ja, komplett |
So funktioniert das im Detail →
2. Terminbuchungen
Heute: Kunde ruft an oder schreibt eine E-Mail, du schaust in den Kalender, schlägst Zeiten vor, wartest auf Antwort, trägst den Termin ein.
Automatisiert: Kunde öffnet deine Buchungsseite → wählt freien Slot → bekommt automatisch Bestätigung + Erinnerung → Termin erscheint in deinem Kalender.
| Zeitersparnis | 2-3 Stunden/Woche |
| Schwierigkeit | Leicht |
| Tools | Cal.com |
| Self-Hosted | Ja |
Terminbuchung ohne Calendly einrichten →
3. Kundendaten pflegen (CRM)
Heute: Kontaktdaten in Excel oder Outlook. Kein Überblick wer wann was angefragt hat. Follow-ups vergisst du regelmäßig.
Automatisiert: Jede Anfrage wird automatisch im CRM erfasst → Kontakt wird angelegt → Follow-up-Erinnerung nach 3 Tagen → Gesprächsnotizen zentral gespeichert.
| Zeitersparnis | 1-2 Stunden/Woche |
| Schwierigkeit | Leicht |
| Tools | Twenty CRM, n8n |
| Self-Hosted | Ja |
4. Dokumente sortieren und ablegen
Heute: Du benennst Dateien manuell, legst sie in Ordner ab, suchst 5 Minuten wenn du etwas brauchst.
Automatisiert: Dokument wird gescannt oder hochgeladen → KI erkennt Typ und Inhalt → Tags und Ordner werden automatisch vergeben → Volltextsuche über alles.
| Zeitersparnis | 2-4 Stunden/Woche |
| Schwierigkeit | Mittel |
| Tools | Paperless-ngx, paperless-gpt |
| Self-Hosted | Ja |
Dokumente automatisch sortieren →
5. E-Mail-Follow-ups
Heute: Du schreibst Angebote und hoffst auf Antwort. Manchmal fragst du nach, manchmal vergisst du es.
Automatisiert: Angebot wird verschickt → nach 3 Tagen ohne Antwort geht automatisch eine freundliche Erinnerung raus → nach 7 Tagen eine zweite → du bekommst eine Benachrichtigung.
| Zeitersparnis | 1-2 Stunden/Woche |
| Schwierigkeit | Mittel |
| Tools | n8n, Mautic |
| Self-Hosted | Ja |
Workflows ohne Code automatisieren →
6. Newsletter und Kundenkommunikation
Heute: Du denkst ab und zu “ich sollte mal wieder was an meine Kunden schicken”, aber es passiert nie.
Automatisiert: Neue Kunden bekommen automatisch eine Willkommens-Sequenz → bestehende Kunden erhalten monatliche Updates → alles DSGVO-konform auf eigenem Server.
| Zeitersparnis | 2-3 Stunden/Monat |
| Schwierigkeit | Mittel |
| Tools | Mautic |
| Self-Hosted | Ja |
E-Mail-Marketing DSGVO-konform →
7. Videokonferenzen
Heute: Zoom-Abo, Teilnehmer brauchen Account, DSGVO-Bedenken bei sensiblen Gesprächen.
Automatisiert: Eigener Jitsi-Server → Link teilen, fertig → kein Account, kein Abo, kein Datenschutz-Risiko.
| Zeitersparnis | 30 Min/Woche (kein Toolwechsel mehr) |
| Schwierigkeit | Leicht |
| Tools | Jitsi Meet |
| Self-Hosted | Ja |
8. Lieferscheine erfassen (Bau/Handwerk)
Heute: Lieferschein auf der Baustelle unterschreiben, in die Tasche stecken, hoffen dass er im Büro ankommt, manuell abtippen.
Automatisiert: Foto mit dem Handy → KI erkennt Material, Menge, Lieferant → automatisch dem Projekt zugeordnet → durchsuchbar archiviert.
| Zeitersparnis | 3-5 Stunden/Woche |
| Schwierigkeit | Mittel |
| Tools | Paperless-ngx, paperless-gpt, n8n |
| Self-Hosted | Ja |
Lieferscheine digitalisieren →
9. Baudokumentation
Heute: Fotos machen, ins Büro fahren, Tagesbericht schreiben, Mängel dokumentieren – alles manuell und meistens erst abends.
Automatisiert: Fotos direkt von der Baustelle hochladen → KI generiert Beschreibung und ordnet dem Gewerk zu → Tagesbericht wird automatisch zusammengestellt.
| Zeitersparnis | 5-10 Stunden/Woche |
| Schwierigkeit | Fortgeschritten |
| Tools | Paperless-ngx, n8n, Ollama |
| Self-Hosted | Ja |
Baudokumentation automatisieren →
10. KI-Assistent für wiederkehrende Fragen
Heute: Kunden und Mitarbeiter fragen immer wieder das Gleiche. Du antwortest immer wieder das Gleiche.
Automatisiert: Ein KI-Assistent, trainiert auf dein Wissen, beantwortet Standardfragen – intern für Mitarbeiter oder extern für Kunden. Läuft auf deinem Server, kennt deine Produkte und Prozesse.
| Zeitersparnis | 2-4 Stunden/Woche |
| Schwierigkeit | Fortgeschritten |
| Tools | Ollama, Open WebUI |
| Self-Hosted | Ja |
Eigenen KI-Assistenten einrichten →
Die Quick-Win-Matrix
| Prozess | Zeitersparnis | Schwierigkeit | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Terminbuchungen | 2-3 Std/Wo | Leicht | Sofort starten |
| Videokonferenzen | 30 Min/Wo | Leicht | Sofort starten |
| CRM-Kundendaten | 1-2 Std/Wo | Leicht | Sofort starten |
| Eingangsrechnungen | 4-8 Std/Wo | Mittel | Größter Hebel |
| Dokumente sortieren | 2-4 Std/Wo | Mittel | Nächster Schritt |
| E-Mail-Follow-ups | 1-2 Std/Wo | Mittel | Geld-Hebel |
| Newsletter | 2-3 Std/Mo | Mittel | Langfristig wichtig |
| Lieferscheine | 3-5 Std/Wo | Mittel | Für Bau/Handwerk |
| Baudokumentation | 5-10 Std/Wo | Fortgeschritten | Größter Hebel im Bau |
| KI-Assistent | 2-4 Std/Wo | Fortgeschritten | Wenn Grundlagen stehen |
Diese Checkliste als Kurzfassung per E-Mail
Du willst die Checkliste griffbereit haben? Trag dich ein und bekomme die Zusammenfassung mit allen 10 Prozessen, Tools und der Quick-Win-Matrix direkt in dein Postfach:
Kein Spam. Kein Newsletter-Abo. Nur die Checkliste.
Wo stehst du?
Wenn du 3 oder mehr dieser Prozesse wiedererkennst, lohnt sich ein Gespräch. In 30 Minuten klären wir, welcher Prozess bei dir den größten Hebel hat – und was der erste Schritt wäre.
Kostenloses Erstgespräch vereinbaren →
Du willst tiefer einsteigen? Lies, wie Prozessautomatisierung ohne Code funktioniert, oder schau dir den kompletten Self-Hosted-Stack an, auf dem das alles läuft. Für einen Überblick über alle Themen: Zum Blog →