Du schickst einen Buchungslink, der Kunde wählt einen freien Slot, beide bekommen eine Bestätigung – fertig. So einfach sollte Terminbuchung sein. Und so einfach ist sie auch – wenn du das richtige Tool nutzt. Aber welches? Calendly ist der Platzhirsch, den jeder kennt. Cal.com ist die Open-Source-Alternative, die immer mehr KMU überzeugt. Die Unterschiede sind größer, als du denkst.
Wenn du Cal.com im Detail kennenlernen willst – Einrichtung, Self-Hosting, Integration mit n8n und Jitsi – lies den ausführlichen Artikel Terminbuchung selbst hosten mit Cal.com. Dieser Artikel hier konzentriert sich auf den direkten Vergleich.
Cal.com: Das Open-Source-Buchungstool
Cal.com ist 2021 als Open-Source-Alternative zu Calendly gestartet und hat sich seitdem rasant entwickelt. Die Plattform ist API-first gebaut, vollständig Open Source (AGPLv3) und kann selbst gehostet werden. Du bekommst damit ein Buchungstool, das du auf deinem eigenen Server betreibst – ohne Nutzerlimits, ohne Feature-Gates, ohne monatliche Kosten.
Cal.com gibt es in zwei Varianten:
- Self-Hosted: Du betreibst Cal.com auf deinem Server. Kostenlos, volle Kontrolle, alle Features.
- Cal.com Cloud: Gehostete Variante ab 0 $/Monat (Free) bis 37 $/Nutzer/Monat (Enterprise). Für Teams, die nicht selbst hosten wollen.
Calendly: Der Marktführer
Calendly ist seit 2013 am Markt und hat sich als Standard-Tool für Terminbuchung etabliert. Über 20 Millionen Nutzer weltweit, eine polierte Oberfläche und Integrationen mit praktisch jedem Business-Tool. Calendly ist die sichere Wahl, wenn du ein Tool willst, das einfach funktioniert – sofort und ohne Einrichtungsaufwand.
Calendly bietet:
- Free: 1 Ereignistyp, Basis-Funktionen
- Standard: 12 $/Nutzer/Monat – unbegrenzte Ereignistypen, Integrationen
- Teams: 20 $/Nutzer/Monat – Round-Robin, Team-Seiten, Routing
- Enterprise: Ab 30 $/Nutzer/Monat – SSO, SAML, Advanced Analytics
Der direkte Vergleich
Kosten
| Kriterium | Cal.com (Self-Hosted) | Cal.com Cloud | Calendly |
|---|---|---|---|
| Einstieg | 0 € (eigener Server) | 0 $/Monat (Free) | 0 $/Monat (Free) |
| Basis | 0 € | 12 $/Nutzer/Monat | 12 $/Nutzer/Monat |
| Team | 0 € | 19 $/Nutzer/Monat | 20 $/Nutzer/Monat |
| Enterprise | 0 € | 37 $/Nutzer/Monat | Ab 30 $/Nutzer/Monat |
| Nutzer-Limit | Unbegrenzt | Abhängig vom Plan | Abhängig vom Plan |
| Ereignistypen | Unbegrenzt | Abhängig vom Plan | 1 (Free), unbegrenzt (Paid) |
Bei Cal.com Self-Hosted zahlst du nur für den Server. Ob du 1 oder 100 Nutzer hast, ob du 3 oder 30 Ereignistypen brauchst – die Kosten bleiben gleich. Die Software selbst kostet nichts.
Rechenbeispiel für ein Team mit 5 Personen:
- Cal.com Self-Hosted: ~5-10 €/Monat (VPS-Anteil, Docker-Container)
- Cal.com Cloud (Team): 95 $/Monat (~88 €)
- Calendly (Teams): 100 $/Monat (~93 €)
Auf ein Jahr: Cal.com Self-Hosted kostet 60-120 €, die Cloud-Varianten kosten über 1.000 €. Bei 10 Mitarbeitern verdoppelt sich der Unterschied.
Funktionen
| Funktion | Cal.com | Calendly |
|---|---|---|
| Einzeltermine | Ja | Ja |
| Gruppenveranstaltungen | Ja | Ja |
| Round-Robin | Ja (Self-Hosted) | Ab Teams-Plan (20 $/Nutzer) |
| Team-Buchungsseiten | Ja | Ab Teams-Plan |
| Kollektive Terminsuche | Ja | Ab Teams-Plan |
| Pufferzeit zwischen Terminen | Ja | Ja |
| Minimale Vorlaufzeit | Ja | Ja |
| Maximale Buchungen pro Tag | Ja | Ja |
| Benutzerdefinierte Fragen | Ja, unbegrenzt | Ja |
| Zahlungen (Stripe) | Ja | Ja (ab Standard) |
| Workflows/Automationen | Ja (eingebaut + n8n) | Ja (ab Standard) |
| Erinnerungs-E-Mails | Ja | Ja |
| SMS-Erinnerungen | Ja (über Twilio) | Ja (ab Standard) |
| Buchungsseiten-Embed | Ja (JavaScript/React) | Ja (JavaScript) |
| Custom Branding | Ja (Self-Hosted: vollständig) | Ab Standard-Plan |
| Mehrsprachig | Ja, 26+ Sprachen inkl. Deutsch | Ja, Deutsch verfügbar |
| Routing-Formulare | Ja | Ab Teams-Plan |
Der funktionale Unterschied ist kleiner, als du vielleicht erwartest. Beide Tools decken die Kernfunktionen einer Terminbuchung vollständig ab. Der Vorteil von Cal.com Self-Hosted: Du bekommst alle Features sofort, ohne dich hochzustufen. Round-Robin, Team-Seiten, Custom Branding – alles inklusive, ab Tag 1.
Datenschutz und DSGVO
| Kriterium | Cal.com (Self-Hosted) | Cal.com Cloud | Calendly |
|---|---|---|---|
| Datenstandort | Dein Server | EU oder USA | USA |
| AVV nötig | Nein | Ja | Ja |
| Drittlandübermittlung | Nein | Möglich | Ja |
| Datenschutzerklärung | Minimal | Umfangreich | Umfangreich |
| Löschkontrolle | Volle Kontrolle | Abhängig vom Anbieter | Abhängig vom Anbieter |
| Cookie-Banner nötig | Nein (eigene Domain) | Ja | Ja |
| DSGVO-Konformität | Eingebaut | Möglich | Möglich, aber aufwändig |
Das ist der Punkt, an dem Cal.com Self-Hosted glänzt. Bei mir läuft Cal.com unter meiner eigenen Domain, auf meinem eigenen Server. Wenn ein Kunde einen Termin bucht, landen Name und E-Mail-Adresse in meiner PostgreSQL-Datenbank – auf meinem Server, in meinem Rechenzentrum. Kein US-Unternehmen sieht diese Daten. Kein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig, keine Standardvertragsklauseln, kein Transfer-Impact-Assessment.
Bei Calendly musst du das volle DSGVO-Paket auffahren: AVV abschließen, Drittlandübermittlung dokumentieren, in der Datenschutzerklärung darauf hinweisen, dass personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden. Funktioniert, ist aber Aufwand – und ein potenzieller Angriffspunkt bei Datenschutzprüfungen.
Integrationen
| Integration | Cal.com | Calendly |
|---|---|---|
| Google Calendar | Ja | Ja |
| Outlook/Office 365 | Ja | Ja |
| Apple Calendar/CalDAV | Ja | Ja (ab Standard) |
| Zoom | Ja | Ja |
| Google Meet | Ja | Ja |
| Microsoft Teams | Ja | Ja |
| Jitsi | Ja (Self-Hosted!) | Nein |
| Stripe (Zahlungen) | Ja | Ja |
| Salesforce | Community-Integration | Ja, nativ (Enterprise) |
| HubSpot | Ja | Ja |
| Zapier/Make/n8n | Ja (Webhooks + API) | Ja (Zapier nativ) |
| Webhooks | Ja, unbegrenzt | Ab Standard-Plan |
| API | Ja, vollständig (REST) | Ja (eingeschränkt im Free) |
Calendly hat bei den Enterprise-Integrationen die Nase vorn. Die Salesforce-Anbindung ist ausgereift und tief integriert. Wenn dein Vertrieb auf Salesforce setzt und Terminbuchungen direkt als Activities im CRM erscheinen sollen, ist Calendly die bessere Wahl.
Cal.com punktet bei Webhooks und API. Jede Buchung, Absage oder Änderung kann per Webhook an n8n geschickt werden. Von dort geht es weiter – CRM-Eintrag erstellen, Benachrichtigung senden, Vorbereitungsnotiz generieren. Die Jitsi-Integration ist ein Alleinstellungsmerkmal: Wenn du Videokonferenzen selbst hostest, bekommst du mit Cal.com + Jitsi eine komplett selbst gehostete Terminbuchung mit Videokonferenz. Keine externen Dienste, keine Datenabflüsse.
Benutzerfreundlichkeit
| Kriterium | Cal.com | Calendly |
|---|---|---|
| Einrichtungsdauer (Cloud) | 10-15 Minuten | 5-10 Minuten |
| Einrichtungsdauer (Self-Hosted) | 30-60 Minuten | Nicht möglich |
| Oberfläche | Modern, übersichtlich | Poliert, sehr intuitiv |
| Mobile Nutzung | Web-App (responsive) | Native App + Web |
| Dokumentation | Gut, wachsend | Sehr gut, umfangreich |
| Templates | Ja | Ja, mehr Auswahl |
Calendly ist polierter. Das merkt man an kleinen Details: Die Onboarding-Tour, die E-Mail-Vorlagen, die Hilfe-Tooltips – alles wirkt durchdacht und jahrelang geschliffen. Cal.com hat in den letzten zwei Jahren massiv aufgeholt, ist aber an manchen Stellen noch etwas rauer.
Für den Buchenden – deinen Kunden – macht es keinen spürbaren Unterschied. Beide Tools zeigen einen sauberen Kalender, lassen einen Slot auswählen und bestätigen die Buchung per E-Mail. Die Erfahrung für den Endnutzer ist bei beiden excellent.
Budget-Alternativen
Neben Cal.com und Calendly gibt es zwei Alternativen, die für preisbewusste KMU interessant sind:
| Tool | Kosten | Besonderheit | Einschränkung |
|---|---|---|---|
| TidyCal | 29 $ einmalig (Lifetime) | Einmalkauf über AppSumo, Basics gut abgedeckt | Wenig Integrationen, kleine Firma, ungewisse Zukunft |
| SavvyCal | Ab 12 $/Monat | Overlay-Funktion (Kalender des Buchenden wird eingeblendet), sehr elegant | Weniger bekannt, kleinere Community |
TidyCal ist für Einzelunternehmer interessant, die nur eine einfache Buchungsseite brauchen und keine monatlichen Kosten wollen. Für 29 $ einmalig bekommst du ein funktionierendes Buchungstool. Die Einschränkung: Der Funktionsumfang ist begrenzt, es gibt keine Self-Hosting-Option und die Zukunft des Produkts ist an ein kleines Team gebunden.
SavvyCal hat ein cleveres Feature: Der Buchende sieht seinen eigenen Kalender als Overlay, sodass er sofort erkennen kann, welche Slots für ihn passen. Für Teams, die viele externe Termine koordinieren, ist das ein echter Vorteil. Aber auch SavvyCal ist US-hosted und ohne Self-Hosting-Option.
Praxisbeispiel: Die vollständig selbst gehostete Terminbuchung
Ich betreibe Cal.com als einen von über 65 Docker-Containern auf meinem eigenen Server. Die Integration sieht so aus:
- Kunde klickt auf Erstgespräch vereinbaren auf meiner Website
- Cal.com zeigt die verfügbaren Slots – synchronisiert mit meinem Kalender
- Kunde wählt einen Termin und gibt Name + E-Mail ein
- Cal.com erstellt den Termin und generiert einen Jitsi-Meeting-Link (selbst gehostet)
- Cal.com sendet einen Webhook an n8n
- n8n erstellt einen Kontakt in meinem CRM und schickt mir eine Benachrichtigung
- Kunde bekommt eine Bestätigungs-E-Mail mit Kalendereinladung und Meeting-Link
Alles auf meinem Server. Kein Calendly, kein Zoom, kein Zapier. Die Daten meiner Kunden verlassen zu keinem Zeitpunkt meine Infrastruktur. Und es kostet mich – abgesehen von der einmaligen Einrichtung – nichts.
Das gleiche Setup mit Calendly + Zoom + Zapier würde kosten:
| Dienst | Monatliche Kosten |
|---|---|
| Calendly Standard | 12 $/Monat |
| Zoom Pro | 13,99 $/Monat |
| Zapier Starter | 29,99 $/Monat |
| Gesamt | 55,98 $/Monat (~670 $/Jahr) |
Mein Self-Hosted-Stack: ~5 €/Monat Server-Anteil. Pro Jahr: ~60 €. Das ist ein Zehntel.
Meine Empfehlung
Ich nutze Cal.com selbst gehostet und würde nicht zurück zu Calendly wechseln. Aber ich bin auch jemand, der seit 25 Jahren Server betreibt und Docker wie seine Westentasche kennt. Nicht jeder hat diese Voraussetzung – und das ist auch in Ordnung.
Nimm Cal.com (Self-Hosted), wenn du:
- Datenschutz ohne Kompromisse willst – keine Kundendaten bei US-Anbietern
- Bereits einen Server mit Docker betreibst oder bereit bist, einen einzurichten
- Alle Features sofort brauchst, ohne für Upgrades zu zahlen
- Cal.com mit n8n, Jitsi und deinem CRM verbinden willst – alles self-hosted
- Langfristig Kosten sparen willst, besonders bei wachsenden Teams
Nimm Calendly, wenn du:
- Sofort loslegen willst, ohne technische Einrichtung
- Ein großes Vertriebsteam hast, das Salesforce nutzt – die Integration ist unerreicht
- Die polierte Oberfläche und den professionellen Support schätzt
- Keine Berührungsängste mit US-Hosting hast und den DSGVO-Aufwand akzeptierst
- Native Mobile Apps brauchst
Nimm Cal.com Cloud, wenn du:
- Die Vorteile von Cal.com willst, aber keinen eigenen Server betreiben möchtest
- EU-Hosting brauchst, ohne selbst zu hosten
- Ein Team-Feature-Set brauchst und bereit bist, dafür zu zahlen
Mein Fazit: Für KMU, die ihre digitale Infrastruktur selbst kontrollieren wollen, ist Cal.com Self-Hosted die klare Empfehlung. Du bekommst ein vollwertiges Buchungstool, das keinen Vergleich scheuen muss – und es kostet dich nichts außer der Einrichtungszeit. Wenn du dir diese Zeit nicht nehmen kannst oder willst, ist Calendly ein gutes Produkt. Aber du bezahlst dann nicht nur mit Geld, sondern auch mit deinen Kundendaten.
Du willst Cal.com selbst aufsetzen? Der Artikel Terminbuchung selbst hosten mit Cal.com zeigt dir die Einrichtung im Detail. Wenn du deine Workflows rundherum automatisieren willst, lies Workflows automatisieren ohne Code – mit n8n. Und wenn du Hilfe bei der Einrichtung brauchst oder wissen willst, welches Setup zu deinem Unternehmen passt – lass uns reden.