65 Container. Ein Server. Kein Euro an SaaS-Abos. Alles was ein Unternehmen braucht – auf eigener Hardware. Von der Terminbuchung über die Rechnungsverarbeitung bis zum eigenen KI-Assistenten. Kein Tool, das ich nicht selbst kontrolliere. Kein Datensatz, der mein Netzwerk verlässt. In diesem Artikel zeige ich dir, was bei mir läuft, warum ich das so mache und was das Ganze kostet.
Warum Self-Hosted?
Drei Gründe, in dieser Reihenfolge:
1. Kosten SaaS-Abos summieren sich. Schnell. Ein CRM hier, ein Projektmanagement-Tool da, Videokonferenzen, E-Mail-Marketing, Analytics, Dokumentenmanagement – jedes einzelne Tool kostet 10, 20, 50 Euro im Monat. Am Ende stehst du bei 500 bis 800 Euro monatlich, für Tools die auf anderer Leute Servern laufen. Mein gesamter Stack kostet mich die Servermiete. Das war’s.
2. Datenschutz (DSGVO) Jedes SaaS-Tool, das du nutzt, ist ein Auftragsverarbeiter. Für jeden brauchst du einen AVV. Für jeden, der in den USA sitzt, brauchst du Standardvertragsklauseln und ein Transfer-Impact-Assessment. Und wenn sich die Rechtslage ändert (Schrems II, Privacy Shield) – dann fängst du von vorne an. Wenn alles auf deinem Server in Deutschland läuft, gibt es keine Drittlandübermittlung. Keine AVVs. Keine Unsicherheit.
3. Unabhängigkeit Ich habe keine “Wir stellen unseren Service ein”-E-Mails mehr. Kein “Wir erhöhen die Preise um 40 %”. Kein “Dieses Feature gibt es jetzt nur noch im Enterprise-Plan”. Meine Daten liegen in Standardformaten auf meinem Server. Wenn ein Open-Source-Projekt stirbt, migriere ich zum nächsten. Wenn es weiterlebt, update ich. Die Entscheidung liegt bei mir.
Die Kategorien
Mein Stack im Überblick:
| Kategorie | Tools | Anzahl Container |
|---|---|---|
| Kommunikation | Jitsi Meet, Mautic, Ntfy | ~10 |
| Produktivität | Cal.com, Nextcloud, Paperless-ngx | ~12 |
| KI | Ollama, Paperless-GPT | ~4 |
| Marketing | Mautic, Shlink, Matomo | ~6 |
| CRM | Twenty | ~3 |
| Automatisierung | n8n | ~3 |
| Infrastruktur | Traefik, Portainer, Redis, PostgreSQL, Watchtower | ~15 |
| Monitoring | Matomo, Prometheus, Grafana | ~5 |
| Sonstiges | Diverse Hilfs-Container, Backups, DNS | ~7 |
Nicht jeder Container ist ein eigenständiges Tool. Manche sind Datenbanken, Caches oder Hilfs-Services. Paperless-ngx allein besteht schon aus mehreren Containern (Webserver, Consumer, Gotenberg, Tika). Jitsi braucht fünf Container. Aber zusammen ergibt das einen Stack, der alles abdeckt, was ein kleines bis mittleres Unternehmen braucht.
Meine Top 10 Container
Paperless-ngx
Mein Dokumentenmanagementsystem. Alles was reinkommt – Rechnungen, Angebote, Verträge, Lieferscheine – landet hier. OCR erkennt den Text, Tags sortieren automatisch, Volltextsuche findet alles in unter einer Sekunde. Ich verwalte damit mehrere tausend Dokumente und habe seit der Einführung keinen einzigen Beleg mehr verloren. Mehr dazu
n8n
Mein Workflow-Automatisierungstool. Das Herzstück, das alles verbindet. Wenn ein Termin gebucht wird, erstellt n8n den CRM-Eintrag. Wenn eine Rechnung erkannt wird, schickt n8n eine Benachrichtigung. Wenn ein Kontaktformular ausgefüllt wird, legt n8n den Lead an. Alles was “wenn X, dann Y” ist, macht n8n – ohne eine Zeile Code. Mehr dazu
Ollama
Mein lokaler KI-Assistent. Llama, Mistral, Gemma – Open-Source-Modelle, die auf meinem Server laufen. Kein API-Key, kein OpenAI-Konto, keine Daten die rausgehen. Ich nutze es für Textentwürfe, Zusammenfassungen, Code-Reviews und als Wissensdatenbank. Die Qualität ist erstaunlich gut, und es wird mit jedem Modell-Update besser. Mehr dazu
Twenty
Mein CRM. Open Source, modern, und es fühlt sich an wie Salesforce – nur ohne die Kosten und ohne die Komplexität. Kontakte, Unternehmen, Deals, Aktivitäten – alles was du brauchst, um den Überblick über deine Kundenbeziehungen zu behalten. Über die API verbunden mit n8n, sodass neue Kontakte automatisch angelegt und Aktivitäten protokolliert werden. Mehr dazu
Mautic
Mein E-Mail-Marketing-Tool. Newsletter, automatisierte E-Mail-Sequenzen, Lead-Scoring, Kontakt-Segmentierung. Mautic kann alles, was Mailchimp oder ActiveCampaign kann – auf meinem Server, mit unbegrenzten Kontakten, ohne pro E-Mail zu zahlen. Kein “Ihr Plan erlaubt nur 2.000 Kontakte”-Limit. Mehr dazu
Jitsi Meet
Meine Videokonferenzlösung. Fünf Container (Web, Prosody, Jicofo, JVB, Jibri) ergeben ein vollständiges Videokonferenzsystem mit Aufzeichnungsfunktion. Teilnehmer brauchen keinen Account – Link klicken, Name eingeben, drin. Integriert mit Cal.com, sodass bei jeder Terminbuchung automatisch ein Meeting-Raum erstellt wird. Mehr dazu
Cal.com
Meine Terminbuchung. Ein Link, der Kunde wählt einen freien Slot, der Termin steht. Synchronisiert sich mit meinem Kalender, erstellt automatisch Jitsi-Meeting-Links und triggert n8n-Webhooks für CRM-Einträge. Die Terminbuchung auf meiner Website Erstgespräch läuft darüber. Mehr dazu
Traefik
Mein Reverse Proxy. Das unsichtbare Rückgrat des Stacks. Traefik steht vor allen anderen Containern und leitet eingehende Anfragen an den richtigen Service weiter. Automatische SSL-Zertifikate über Let’s Encrypt, automatische Erkennung neuer Container, Load Balancing – alles ohne manuelle Konfiguration. Wenn ich einen neuen Container starte, erkennt Traefik ihn automatisch und richtet das Routing ein.
Matomo
Meine Web-Analytics. Die datenschutzkonforme Alternative zu Google Analytics. Cookieless tracking, auf meinem Server, DSGVO-konform ohne Cookie-Banner. Ich sehe, welche Seiten besucht werden, woher die Besucher kommen und was sie interessiert – ohne dass ein Dritter (Google) das auch sieht. Kein Consent-Banner nötig, weil keine Daten an Dritte gehen.
Nextcloud
Mein Dateispeicher, Kalender und Kontakte. Die Self-Hosted-Alternative zu Google Workspace oder Microsoft 365 – zumindest für den Kern: Dateien synchronisieren, Kalender teilen, Kontakte verwalten. Funktioniert auf jedem Gerät, mit Desktop- und Mobil-Apps. Ich nutze es primär als CalDAV/CardDAV-Backend und für die Datei-Synchronisation zwischen meinen Geräten.
Was das Ganze kostet
Ehrliche Rechnung. Hier ist, was ich für meinen Stack bezahle – und was das als SaaS kosten würde:
| Tool | SaaS-Kosten (pro Monat) | Self-Hosted-Kosten |
|---|---|---|
| CRM (Salesforce/HubSpot) | 25-75 € | 0 € |
| E-Mail-Marketing (Mailchimp) | 30-100 € | 0 € |
| Videokonferenz (Zoom) | 14 € | 0 € |
| Terminbuchung (Calendly) | 10 € | 0 € |
| Web-Analytics (Analytics-Tools) | 10-30 € | 0 € |
| Dokumentenmanagement | 20-50 € | 0 € |
| Workflow-Automatisierung (Zapier) | 20-50 € | 0 € |
| KI-Assistent (ChatGPT Plus) | 20 € | 0 € |
| Cloud-Speicher (Google Workspace) | 12 € | 0 € |
| Link-Shortener (Bitly) | 10 € | 0 € |
| Summe SaaS | 171-371 € | |
| Server (VPS) | 50-80 € |
Die Serverkosten sind fix – egal ob du 10 oder 65 Container betreibst. Solange RAM und CPU reichen, zahlst du nicht mehr. Mein Server hat genug Reserven, und die monatlichen Kosten sind ein Bruchteil dessen, was allein das CRM als SaaS kosten würde.
Die Langfristrechnung:
- SaaS bei konservativer Schätzung: 250 € × 12 = 3.000 €/Jahr
- Self-Hosted: 70 € × 12 = 840 €/Jahr
- Ersparnis: über 2.000 € pro Jahr
Über fünf Jahre sind das über 10.000 Euro. Und das ohne Preiserhöhungen einzurechnen, die bei SaaS-Anbietern regelmäßig kommen.
Was nicht in der Rechnung steht: die Einrichtungszeit. Meinen Stack habe ich über Monate aufgebaut und optimiert. Das ist der Teil, den du nicht selbst machen musst – dafür bin ich da.
”Kann ich das auch haben?”
Ja. Aber du brauchst keine 65 Container.
Die meisten kleinen Unternehmen profitieren schon von 5-10 Containern. Ein typischer Einstiegs-Stack:
- Paperless-ngx – Dokumentenmanagement (löst das Rechnungs- und Belegproblem)
- Cal.com – Terminbuchung (spart das E-Mail-Ping-Pong)
- n8n – Workflow-Automatisierung (verbindet alles miteinander)
- Traefik – Reverse Proxy (das technische Fundament)
- PostgreSQL + Redis – Datenbanken (brauchen die meisten Tools)
Das sind zusammen etwa 10-12 Container und deckt die drei häufigsten Schmerzpunkte ab: Dokumente, Termine und wiederkehrende manuelle Aufgaben. Kosten: Ein kleiner VPS für 15-30 Euro im Monat.
Von dort kannst du wachsen. CRM dazu? Twenty installieren. E-Mail-Marketing? Mautic aufsetzen. Videokonferenzen? Jitsi starten. Jeder neue Service ist ein docker compose up -d entfernt.
Der Punkt ist: Du musst das nicht alles verstehen. Du musst nicht wissen, was ein Reverse Proxy ist oder wie Docker-Netzwerke funktionieren. Du musst nur wissen, was du brauchst. Den Rest übernehme ich – Einrichtung, Wartung, Updates, Backups. Du nutzt die Tools, ich halte sie am Laufen.
Häufige Fragen
Brauche ich technisches Wissen um das zu betreiben?
Für die tägliche Nutzung: Nein. Paperless-ngx hat ein Webinterface, Cal.com hat ein Webinterface, n8n hat einen visuellen Editor. Du klickst, drag-and-droppst und tippst – wie bei jeder anderen Software auch. Für die Einrichtung und Wartung (Updates, Backups, Troubleshooting) brauchst du entweder Erfahrung mit Docker und Linux, oder jemanden, der das für dich macht. Genau das ist mein Angebot: Ich richte ein, du nutzt.
Was passiert bei einem Server-Ausfall?
Gute Frage, und eine die jeder stellen sollte. Mein Setup beinhaltet automatische Backups – täglich, verschlüsselt, auf einen separaten Server. Wenn der Hauptserver ausfällt, kann ich den Stack auf einem neuen Server wiederherstellen. Die Ausfallzeit liegt typischerweise bei 1-2 Stunden. Für geschäftskritische Setups lässt sich das weiter optimieren, zum Beispiel mit einem Standby-Server, der automatisch übernimmt. Für die meisten kleinen Unternehmen ist das tägliche Backup aber ausreichend – du verlierst im schlimmsten Fall die Arbeit eines Tages.
Kann ich einzelne Container haben, ohne den ganzen Stack?
Ja, genau so fangen die meisten an. Du brauchst kein CRM, wenn du 5 Kunden hast. Du brauchst kein E-Mail-Marketing, wenn du keinen Newsletter schreibst. Fang mit dem Tool an, das dir am meisten bringt. Das ist meistens Paperless-ngx (Dokumente) oder Cal.com (Termine). Der Rest kommt, wenn du es brauchst.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Ein einzelnes Tool: Ein halber bis ganzer Tag, inklusive Einweisung. Den Basis-Stack (Paperless + Cal.com + n8n + Infrastruktur): Zwei bis drei Tage. Den kompletten Stack wie meiner: Das hat Monate gedauert – aber das musst du nicht nachmachen. Ich nehme die Erfahrung aus meinem eigenen Setup und richte dir genau das ein, was du brauchst. Ohne den Umweg über die ganzen Experimente, die ich schon gemacht habe.
Du willst sehen, was mit Self-Hosting möglich ist? Probier die Live-Demos aus: KI-Assistent, Workflow-Automatisierung, Rechnungsverarbeitung. Alles self-hosted, alles auf meinem Server, alles zum Anfassen. Du willst deinen eigenen Stack? Lass uns reden.