Du bist Handwerker geworden, um zu bauen — nicht um Prüfprotokolle zu schreiben, Subunternehmer-Bescheinigungen einzusammeln und E-Rechnungen zu archivieren. Aber genau das ist die Realität: Die Dokumentationspflichten sind in den letzten zwei Jahren massiv gestiegen. E-Rechnung seit 2025. Kassenmeldepflicht seit Juli 2025. Asbest-Erkundungspflicht für Altbauten. Und die digitale Arbeitszeiterfassung kommt 2026.
Dieser Artikel gibt dir den vollständigen Überblick — welche Pflichten gelten, welche Fristen laufen und was bei Verstößen droht.
Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Er dient der Orientierung und ersetzt nicht die Prüfung durch eine qualifizierte Beratungsstelle, Handwerkskammer oder Rechtsanwaltskanzlei.
Alle Pflichten auf einen Blick
| Bereich | Frist / Intervall | Bußgeld | Seit wann? |
|---|---|---|---|
| E-Rechnung (Empfang) | Sofort verarbeitbar | — | 01.01.2025 |
| Arbeitszeiterfassung | Täglich | Bis 30.000 € | BAG-Urteil 2022 |
| Gefährdungsbeurteilung | Anlassbezogen | Bis 25.000 € | ArbSchG |
| DGUV V3 Prüfung | 6–48 Monate | BG-Regress | DGUV |
| Bautagebuch | Täglich (Baustelle) | Beweislast | HOAI/VOB |
| Subunternehmer-Nachweise | Vor Arbeitsbeginn | 15 % Steuerabzug | EStG §48b |
| GoBD / Kassenmeldung | Laufend | Bis 25.000 € | 01.07.2025 |
| GEG-Nachweise | Pro Heizungseinbau | Ordnungswidrigkeit | 01.01.2024 |
| Berichtsheft (Azubi) | Wöchentlich | Prüfungszulassung | BBiG |
1. E-Rechnung — Empfangspflicht seit 2025
Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz, UStG
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Das gilt auch für den kleinsten Handwerksbetrieb.
Zeitplan
| Datum | Was gilt? |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle |
| Bis 31.12.2026 | Versand als PDF/Papier noch erlaubt |
| Ab 01.01.2027 | Versandpflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz |
| Ab 01.01.2028 | Versandpflicht für alle B2B-Umsätze |
Formate: XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebetteten XML-Daten).
Archivierung: 10 Jahre, revisionssicher, GoBD-konform. Wichtig: Ein einfaches DMS wie Paperless-ngx reicht für die Archivierung, aber für die GoBD-konforme Verbuchung brauchst du eine Buchhaltungssoftware wie BuchhaltungsButler, lexoffice oder sevdesk.
Checkliste
- Betrieb kann E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen
- Empfangene E-Rechnungen werden revisionssicher archiviert
- Buchhaltungssoftware kann E-Rechnungsformate verarbeiten
- Steuerberater ist informiert über E-Rechnungsempfang
2. Arbeitszeiterfassung — Pflicht seit BAG-Urteil
Rechtsgrundlage: ArbSchG §3, BAG-Urteil vom 13.09.2022
Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt: Arbeitgeber müssen die gesamte Arbeitszeit täglich und vollständig dokumentieren. Das gilt jetzt — nicht erst mit dem geplanten Gesetz 2026.
Anforderungen an das System
- Objektiv: Nicht manipulierbar
- Verlässlich: Fehlerfrei
- Zugänglich: Für Mitarbeiter einsehbar
- Zeitnah: Tägliche Erfassung
Was erfasst werden muss
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Dauer (inkl. Pausen)
- Überstunden
Bußgeld: Bis 30.000 € bei Verstößen gegen die Dokumentationspflicht.
Geplante Übergangsfristen (Gesetzentwurf): Bis 50 MA: 5 Jahre; bis 250 MA: 2 Jahre; darüber: 1 Jahr nach Inkrafttreten.
Checkliste
- Arbeitszeiterfassung ist eingeführt (digital oder analog)
- Beginn, Ende und Dauer werden täglich erfasst
- Überstunden werden dokumentiert
- Mitarbeiter haben Zugang zu ihren Daten
3. Gefährdungsbeurteilung — inkl. neue Asbest-Pflicht
Rechtsgrundlage: ArbSchG §5-6, Betriebssicherheitsverordnung, Gefahrstoffverordnung
Jeder Arbeitgeber — auch mit nur einem Beschäftigten — muss eine Gefährdungsbeurteilung durchführen und dokumentieren.
Was dokumentiert werden muss
- Ergebnis der Beurteilung pro Arbeitsplatz und Tätigkeit
- Festgelegte Schutzmaßnahmen
- Ergebnis der Überprüfung
- Seit 2013: Auch psychische Belastungen
Neuerung seit Dezember 2025: Asbest-Erkundungspflicht
Die verschärfte Gefahrstoffverordnung bringt eine allgemeine Asbest-Vermutung für alle Gebäude, die vor dem 31. Oktober 1993 errichtet wurden. Was das für dich bedeutet:
- Vor Arbeiten an Altbauten (vor 1993) muss eine Asbest-Erkundung stattfinden
- Aufsichtspersonal braucht Sachkunde nach TRGS 519 Anhang 4C
- Asbestarbeiten müssen der Arbeitsschutzbehörde und der Berufsgenossenschaft gemeldet werden
- Ab 2026: Mindestens 5 % der Betriebe pro Bundesland werden jährlich besichtigt
Bußgeld: Bis 25.000 € bei fehlender Gefährdungsbeurteilung.
Checkliste
- Gefährdungsbeurteilung ist für alle Arbeitsplätze dokumentiert
- Asbest-Erkundung ist Standard bei Altbauten (vor 1993)
- Aufsichtspersonal hat TRGS 519 Sachkunde (wenn relevant)
- Psychische Belastungen sind berücksichtigt
- Beurteilung wird bei Änderungen aktualisiert
4. DGUV Vorschrift 3 — Prüfprotokolle Elektro
Rechtsgrundlage: DGUV Vorschrift 3 (ehem. BGV A3)
Die Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel ist für alle Betriebe Pflicht — nicht nur für Elektrobetriebe. Jeder Betrieb hat Steckdosen, Verlängerungskabel und Elektrowerkzeuge.
Pflichtangaben im Prüfprotokoll
- Angaben zur geprüften Anlage / zum Betriebsmittel
- Prüfgrundlage (Norm/Vorschrift)
- Prüfergebnis (bestanden/nicht bestanden)
- Prüf- und Messbericht mit Einzelwerten
- Einsatzort (bei ortsveränderlichen Geräten)
Prüffristen
| Was? | Frist |
|---|---|
| Ortsveränderliche Geräte (Büro) | Alle 24 Monate |
| Ortsveränderliche Geräte (Baustelle) | Alle 3–6 Monate |
| Ortsfeste Anlagen | Alle 4 Jahre |
Checkliste
- Alle elektrischen Betriebsmittel sind inventarisiert
- Prüffristen sind dokumentiert und werden überwacht
- Prüfprotokolle sind vollständig und archiviert
- Defekte Geräte werden aus dem Verkehr gezogen
5. Bautagebuch — der unterschätzte Beweisschutz
Rechtsgrundlage: HOAI (Pflicht für Bauleiter/Architekten), VOB/BGB (empfohlen)
Weder BGB noch VOB schreiben ein Bautagebuch explizit vor. Aber: Im Streitfall ist das Bautagebuch dein wichtigstes Beweismittel. Wer kein Bautagebuch führt, hat bei Mängelrügen, Verzögerungen und Nachträgen schlechte Karten.
Was dokumentiert werden sollte
- Datum, Wetter, Temperatur
- Personalstand (eigene Mitarbeiter + Subunternehmer)
- Eingesetzte Geräte und Maschinen
- Angelieferte und verwendete Materialien
- Arbeitsfortschritt
- Mängel, Schäden, Störungen, Abweichungen vom Plan
Aufwand (manuell): 20–30 Minuten pro Tag und Baustelle.
Checkliste
- Bautagebuch wird täglich geführt (nicht nachträglich am Freitag)
- Fotos werden mit Datum und Baustelle zugeordnet
- Mängel werden sofort dokumentiert (nicht nur mündlich)
- Bautagebücher werden mindestens 5 Jahre archiviert
6. Subunternehmer-Nachweise — der Zoll-Check
Rechtsgrundlage: AEntG §18, EStG §48b, MiLoG
Wenn du mit Subunternehmern arbeitest, brauchst du von jedem — vor Arbeitsbeginn — einen vollständigen Satz Dokumente. Fehlt die Freistellungsbescheinigung, musst du 15 % des Rechnungsbetrags als Bauabzugsteuer einbehalten und an das Finanzamt abführen.
Erforderliche Dokumente pro Subunternehmer
| Dokument | Pflicht? | Gültigkeit |
|---|---|---|
| Freistellungsbescheinigung (§48b EStG) | Ja | Zeitlich begrenzt |
| A1-Bescheinigung (EU-Entsendung) | Bei EU-Arbeitnehmern | Pro Einsatz |
| Gewerbeanmeldung / Handwerksrolleneintrag | Ja | Dauerhaft |
| Mindestlohn-Erklärung (MiLoG) | Ja | Pro Auftrag |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung (BG) | Ja | Zeitlich begrenzt |
| Haftpflichtversicherungsnachweis | Ja | Jährlich |
| SOKA-BAU Registrierung | Bei Bau mit AN | Dauerhaft |
| Zollanmeldung (§18 AEntG) | Bei Entsendung | Pro Einsatz |
Kontrolle: Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (Zoll) kann jederzeit auf deiner Baustelle erscheinen. Du musst alle Dokumente innerhalb von Minuten vorlegen können.
Checkliste
- Freistellungsbescheinigung liegt vor Arbeitsbeginn vor
- A1-Bescheinigungen sind bei EU-Subunternehmern vorhanden
- Gültigkeitsdaten werden überwacht (automatische Erinnerung)
- Alle Nachweise sind digital abrufbar (für Zoll-Kontrolle)
7. GoBD und Kassenführung — Meldepflicht seit Juli 2025
Rechtsgrundlage: GoBD, KassenSichV, AO §379
Seit 01.07.2025: Kassenmeldepflicht
Wer ein elektronisches Kassensystem betreibt, muss es beim Finanzamt über “Mein Elster” melden — inklusive der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Nach dem 1. Juli 2025 gekaufte Kassen müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.
TSE-Pflicht
Jede Kasse braucht eine zertifizierte TSE — sie wirkt wie ein digitaler Tresor für alle Buchungen. Ohne TSE ist die Kasse nicht gesetzeskonform.
Verfahrensdokumentation
Eine lückenlose Verfahrensdokumentation nach GoBD ist Pflicht. Sie muss Aufbau, Programmierung und Abläufe deines Kassensystems vollständig abbilden.
Bußgeld: Bis 25.000 €.
Wichtig: Die GoBD-konforme Verbuchung ist nicht dasselbe wie Dokumentenarchivierung. Ein DMS wie Paperless-ngx archiviert deine Belege durchsuchbar — aber die eigentliche Buchung muss in einer Buchhaltungssoftware erfolgen, die GoBD-konform arbeitet.
Checkliste
- Kasse hat zertifizierte TSE
- Kassensystem ist beim Finanzamt über “Mein Elster” gemeldet
- Verfahrensdokumentation liegt vor
- Belegausgabepflicht wird eingehalten
- Buchhaltung läuft über GoBD-konforme Software
8. GEG — Gebäudeenergiegesetz (SHK-Betriebe)
Rechtsgrundlage: GEG 2024
Seit dem 1. Januar 2024 muss jede neu eingebaute Heizung zu 65 % mit erneuerbaren Energien betrieben werden. Das betrifft vor allem SHK-Betriebe und Heizungsbauer.
Dokumentationspflichten
- Energieausweis bei Neubau, Verkauf, Vermietung (inkl. CO₂-Emissionen)
- Nachweis der 65%-Erneuerbare-Pflicht bei Heizungseinbau
- Betriebsanleitung und Einweisung bei Wärmepumpen
- Hydraulischer Abgleich-Nachweis
Checkliste
- Kunden erhalten Nachweis der 65%-Erneuerbare-Pflicht
- Einweisung bei Wärmepumpen wird protokolliert
- Hydraulischer Abgleich wird dokumentiert
9. Ausbildungsnachweis — Berichtsheft
Rechtsgrundlage: BBiG §13
Azubis müssen ein Berichtsheft führen — digital oder handschriftlich. Ein ordnungsgemäß geführtes Berichtsheft ist Voraussetzung für die Zulassung zur Gesellenprüfung.
Achtung: Das IHK-Berichtsheft-Portal wird zum 31.12.2026 abgeschaltet. Betriebe sollten rechtzeitig auf eine Alternative umsteigen. Digitale Berichtsheft-Apps kosten ca. 21,60 € pro Azubi und Jahr.
Checkliste
- Berichtsheft wird regelmäßig geführt (nicht nachgeholt vor der Prüfung)
- Ausbilder kontrolliert und unterschreibt regelmäßig
- Bei digitaler Führung: Backup/Export ist gesichert
Fristen-Kalender: Was wann fällig ist
| Wann | Pflicht |
|---|---|
| Täglich | Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter |
| Täglich | Bautagebuch pro Baustelle |
| Laufend | E-Rechnungen empfangen und archivieren |
| Laufend | Kassenbelege mit TSE sichern |
| Vor Arbeitsbeginn | Subunternehmer-Nachweise vollständig |
| Vor Arbeiten an Altbau | Asbest-Erkundung (Gebäude vor 1993) |
| 3–6 Monate | DGUV V3 Prüfung ortsveränderlicher Geräte (Baustelle) |
| Wöchentlich | Berichtsheft (Azubi) |
| Jährlich | Gefährdungsbeurteilung prüfen und aktualisieren |
| Jährlich | DGUV-Unterweisungen dokumentieren |
| Bei Änderung | Gefährdungsbeurteilung aktualisieren |
| Pro Heizungseinbau | GEG-Nachweise erstellen |
Die versteckte Pflicht: KI-Schulung nach AI Act
Seit dem 2. Februar 2025 gilt die KI-Schulungspflicht nach Art. 4 des EU AI Act. Du bist betroffen, wenn dein Betrieb KI-gestützte Angebotssoftware, Chatbots, KI-basierte Zeiterfassung oder Tools wie ChatGPT für Kundenkommunikation nutzt. Ab August 2026 greifen die vollen Sanktionsbefugnisse.
Details im Artikel KI-Schulungspflicht 2025: Was KMU jetzt tun müssen.
Häufige Fragen
Muss ich wirklich schon E-Rechnungen empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025. Die Empfangspflicht gilt sofort, ohne Übergangsregelung. Du musst E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten und revisionssicher archivieren können.
Was passiert, wenn ich keine Arbeitszeiterfassung habe?
Die Pflicht besteht bereits durch das BAG-Urteil von 2022. Bei einer Prüfung drohen Bußgelder bis 30.000 €. Das geplante Gesetz wird die Anforderungen konkretisieren, aber die grundsätzliche Pflicht besteht jetzt.
Muss ich bei jedem Altbau eine Asbest-Erkundung machen?
Bei Gebäuden, die vor dem 31. Oktober 1993 errichtet wurden, gilt seit Dezember 2025 eine allgemeine Asbest-Vermutung. Vor Arbeiten, bei denen asbesthaltiges Material freigesetzt werden könnte, muss eine Erkundung stattfinden. Im Zweifel: besser prüfen als riskieren.
Brauche ich für die Gefährdungsbeurteilung einen externen Berater?
Nicht zwingend. Du kannst die Gefährdungsbeurteilung selbst durchführen, wenn du die fachliche Kompetenz hast. Deine Handwerkskammer bietet branchenspezifische Vorlagen und kostenlose Beratung an — auch die Berufsgenossenschaften haben Muster-Gefährdungsbeurteilungen für die gängigen Gewerke. Frag bei deiner Handwerkskammer nach dem Digitalisierungsberater — viele HWKs haben einen.
Nächster Schritt
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